У зависности од величине догађаја, планирање пројекта догађаја захтева улагање времена и новца. Кључ за успешно планирање догађаја је да имате јаке организационе вештине или да ангажујете стручан тим. Примјери догађаја су радионице, дебате и промоције.
Направите тим. Сваки члан тима треба да има јаке организационе и комуникационе вештине, као и да буде доступан за редовне састанке за ажурирање напретка.
Креирајте листу задатака са роковима. Ова контролна листа треба да обухвати све задатке које треба урадити за пројекат догађаја. Доделите сваки задатак члану тима. У зависности од врсте догађаја и сложености, користите софтвер за управљање пројектима или табелу да бисте остали организовани. На примјер, ако користите прорачунску таблицу можете имати један ступац, сљедећи је коме је додијељен, а затим и рок. На контролној листи треба да буду ставке као што су унајмљивање продаваца, наручивање одређених залиха, резервисање локације, резервисање лета говорника, уређење угоститељства, маркетиншке иницијативе и промоције које је потребно урадити.
Монитор прогресс. Редовно проверавајте са члановима тима да су на распореду да заврше задатке и да сте свесни нечега изванредног. Ако користите софтвер за управљање пројектом или табелу, ажурирајте га са напретком сваког члана.
Припремите буџет. Буџет треба да обухвати очекиване трошкове и да има маневар за неочекиване трошкове. Будите реални у погледу трошкова и постарајте се да сваки члан тима буде упознат са буџетом који мора бити испуњен. Ако члан тима мора бити преко буџета за ставку на листи, онда их претходно обавести о претходном одобрењу.
