Често када организација тражи помоћ извана за неки пројекат, она издаје РФП или захтјев за приједлог. Извођачи затим одговарају на РФП, наводећи како могу помоћи у пројекту и зашто је њихова компанија или тим најбоља опција за посао. Да би добили најкомплетније одговоре и направили прави избор, РФП-ови морају садржати неке основне информације.
РФП мора увијек почети са уводом и прегледом организације која издаје захтјев и проблемом или пројектом гдје је помоћ потребна. Увођење обично није више од параграфа или два, и мора такође да садржи датум доспијећа пројекта и предложеног буџета. Укључивање ових информација помаже компанијама да донесу одлуку о томе да ли да одговоре на РФП.
Детаљи пројекта
Други део РФП-а мора да садржи детаље о конкретном пројекту или програму. Наведите детаље о сврси и структури пројекта, као ио детаљима у вези са тимом, локацијом, распоредом и статусом пројекта. Ове информације помажу испитаницима да разумију контекст пројекта; они онда могу да прилагоде свој одговор потребама потреба организације.
Сцопе оф Сервице
РФП мора детаљно описати које услуге тражите од вањске фирме. Овај опсег услуга је вероватно најзначајнији део РФП-а, јер ће фирме које се одазивају бити веома пажљиве да развију предлоге који задовољавају све ваше потребе. Иако морате да укључите специфичне задатке који су кључни за завршетак пројекта, листа потребних услуга мора бити прилично општа, јер ће свака фирма која је одговорила имати свој приступ пројекту. Омогућавање вањским фирмама да детаљно описују своје идеје и процесе могу вам помоћи да донесете информисану одлуку о најбољој компанији за тај посао.
Буџет
Док неке фирме које издају РФП, оклевају да укључе информације о буџету, ако имате строги буџет, а затим га укључите у РФП. РФП мора садржати одјељак у којем се од фирми тражи да детаљно објасне како планирају да користе буџет, као и преглед њихових фактура и процедура плаћања. Такође укључите информације о врсти уговора који одобравате и трајању уговора.
Квалификације
Када бирате неку фирму која ради са вашом компанијом, желите најбољу, најквалификованију фирму коју можете да приуштите. РФП мора садржати одјељак у којем фирме одговорне могу детаљно описати своје квалификације за посао. Ако тражите специфично искуство, онда тражите од испитаника да детаљно опишу своје вјештине и искуство у тој области. Поред тога, затражите референце, било за компанију у целини или за појединачне чланове тима.
Евалуација и подношење
Позиви за подношење приједлога морају садржавати преглед критерија за оцјењивање и упуте за подношење приједлога. Будите јасни и специфични, наводећи датум и време рока, као и одређену адресу на којој ћете примати предлоге. Ако постоје околности које би довеле до тренутне дисквалификације, укључите и оне.
