Систем инвентара је од виталног значаја за контролу трошкова куповине и задовољавање циљева услуга корисницима. Док је програм за управљање електронским инвентаром користан алат за администрацију, кључ доброг система лежи у снази процедура које креирате. Неки од најкритичнијих елемената у добро развијеном систему су описи ставки, систем нумерирања, стандардне јединице мјере и прецизно означавање ставки.
Описи и бројеви предмета
Направите листу залиха која садржи опис и јединствени број од четири до осам знакова за сваку ставку. Најбоља пракса за креирање описа је да се почне са именицом, а затим да се придјеви користе по опадајућем редоследу важности да би се описала ставка. Описи као што су „шалица, кафа, велика, смеђа“, „чаша, кафа, средња, бела“ и „чаша, кафа, мала, бела“ су неки од примера. Бројеви ставки једноставно треба да идентификују, а не описују ставку. Међутим, на почетку броја ставке можете уградити неколико слова из описа како бисте олакшали тражење ставки. На пример, можете да користите број “ЦУЦ101” да идентификујете шољицу кафе и број “ЦУС101” да бисте идентификовали шољицу соде.
Одлучите о стандардним јединицама мере
Направите листу одобрених јединица мјере како бисте разјаснили пописе одабира и извјештаје о инвентару. За већину предузећа, подразумеване мере су јединице у којима обично купујете ставку. Уобичајене јединице су скраћенице за термине као што су сваки, комад, нога, фунта или галона. Смернице најбоље праксе препоручују да изаберете једну скраћеницу и да доследно примените и њен правопис и изглед.
Успоставите називе локација
Додијељене локације могу олакшати проналажење ставки у било којој складишној просторији или складишту, без обзира на величину. Ако ставке чувате на више локација, свакој локацији дајте име или број кода, као што је „М“ за главно складиште и „С“ за вишак складишта. Затим подијелите собу на дијелове и свакој јединствени назив. На пример, секције могу да одговарају броју пролаза или бин-а. Завршите овај задатак тако што ћете одредити локације полица за одређене ставке инвентара. Компанија "Јасно Инвентар" препоручује коришћење система нумерисања у којем најнижи број одговара највишој полици и спушта се према поду. На пример, етикета као што је “М-2-4” говори вам да се ставка налази на четвртој полици у пролазу два главног складишта.
Ознака и инвентар трговине
Направите ознаку за сваку ставку инвентара која одговара листи залиха коју сте креирали. Спроведите број физичких залиха док означавате, складиштите и уносите ставке, јединице мере и информације о локацији у базу података инвентара. Штампајте прикупљање и примање докумената из базе података и користите их за ажурирање базе података и креирање извјештаја о инвентару.
