Јахање стада на вашем инвентару је једна од најизазовнијих ствари у пословању. Са оперативне стране ствари, увек ћете желети да знате колико је производа на располагању за продају и када ћете добити више. Вашим рачуновођама ће такође бити потребне прецизне инвентуре, тако да могу да одржавају ваше књиге у реду и дају вам информације које су вам потребне за доношење пословних одлука. У већини, али не у свим случајевима, вероватно ћете то желети да урадите кроз систем сталног инвентара.
Периодиц Инвентори Систем
Постоје два начина за управљање инвентаром. Један је кроз оно што се зове периодични систем инвентара, што значи да на крају одређеног периода - месец, четвртина, година или било шта што ради у вашој ситуацији - затворите врата и физички пребројите све што имате на располагању. У рачуноводствене сврхе то ћете назвати завршним инвентаром за период. Ваш претходни попис залиха био је почетни инвентар за овај период. Ви ћете додати све своје куповине у почетни инвентар, одузети све продаје и у идеалном свету, резултат ће изгледати веома слично вашем завршном инвентару. Наравно, ми не живимо у идеалном свету, иу пракси, што дуже идете између залиха, више ће одступања бити увучено. Према периодичном систему инвентара, количина залиха је тачна одмах након што се броји, је велика неугодност.
Перпетуал Инвентори Систем
Систем сталног инвентара захтева много више подешавања, али када је на месту, много је лакше управљати. Сваки део инвентара који поседујете је унет у ваш компјутерски систем док је купљен. Када изађе из инвентара, када се прода или искористи, аутоматски се одузима од инвентара у вашем компјутерском систему. Ако се ваш пословни модел врти око тога да знате шта имате и када ћете морати да наручите више, што се односи на скоро сваки посао, коришћење методе трајног инвентара нуди много предности.
Периодиц Версус Перпетуал Инвентори
Који приступ ћете искористити за управљање инвентаром зависи од ваше ситуације. Ако сте задовољни да радите на принципу "мама и поп", одржавајући ваш посао малим, а ваш инвентар низак, систем периодичних инвентара може бити све што вам је потребно. Подешавање је минимално и можете бројати свој инвентар онолико често колико мислите да је потребно. Ако ваши планови за вашу компанију укључују много раста, желите да имплементирате метод сталне инвентуре што је пре могуће, идеално од првог дана.
Лоша страна је да је метода сталног инвентара компликована за постављање и захтијева значајна улагања у рачунаре, софтвер и стручност. Ако радите на ограниченом буџету, што је често случај са стартупима, то почетно улагање може бити више него што можете удобно управљати. Понекад ћете морати да се задовољите системом инвентара и рачуноводства који обезбеђује основно управљање сталним инвентаром у кратком року, али се може надоградити на потпуно опремљену понуду како ваше пословање и приходи расту.
Није савршено
Читав смисао система сталног инвентара је да ћете увек имати тачан, ажуран број онога што је при руци. То је углавном истина, али у стварном свијету, увијек постоји јаз између теорије и праксе. Изгубит ћете производ од лома и крађе; добављачи ће вам погрешно испоставити рачун, добићете поруџбине које су прекорачене или кратке за неколико делова, продајно особље ће погрешно продати или повраћати трошкове итд. Добра пракса обуке, безбедности и руковања инвентаром може да помогне да се то сведе на минимум, али ћете и даље морати да урадите прави број да бисте верификовали бројеве са којима радите.
Можете изабрати да извршите комплетан физички инвентар најмање једном годишње, или можете одабрати опцију "број циклуса". То само значи да ћете изабрати одређене делове свог инвентара да бисте редовно бројали у потрази за одступањима. Можете се фокусирати само на ставке највишег или највећег обима, јер ће вам највероватније пружити проблеме, или можете пребројати читав инвентар у одређеном временском периоду и прилагодити огласни простор када пронађете грешке.
Перпетуал Инвентори у малопродаји / велепродајним окружењима
Најбоље решење за системе сталног инвентара је у малопродаји. Када ваш клијент доведе производ на шалтер, позвали сте га неким обликом скенера, или ручно уносом броја дела. Скенирање је боље, кад год је то могуће јер смањује могућност грешака. Када се продаја заврши, ваш систем ће смањити расположиви инвентар при руци како би се омогућило оно што је прошло кроз врата вашег клијента.
Ако један од ваших других продаваца погледа тај производ са рачунара у другом одељењу, ново ревидирана збирка ће се приказати на екрану. Ваш систем такође може од вас затражити да наручите више када ваши потрошни материјал падне или чак наручи аутоматски. Најбољи системи прате и попусте ваших добављача и минималне наруџбе, тако да их можете подесити да не наруче 950 комада ако постоји попуст од 1.000. Трговци на велико раде на исти начин, осим што купују од произвођача и дистрибутера и продају малопродавцима.
Перпетуал Инвентори у производним / производним окружењима
Ако се бавите производњом производа, а не само да их продајете, употребљават ћете сустав сталног инвентара мало другачије. У овом случају, ставке у вашем инвентару су сировине или подсклопови, и на крају ће постати готови производи. Такође ћете морати да пратите своје сировине док су на путу да постану готови производи, што може да потраје само секунду или две или више година, у зависности од производа. У том стању, они се рачунају као радни процес. Са ефикасним системом трајног инвентара, никада нећете остати без сировина, и знаћете колико готових производа имате на располагању за продају. Још важније, знаћете и који су ваши трошкови производње, чак и ако ваши материјали варирају у трошковима.
ЛИФО и ФИФО Рачуноводство
Ваше физичко управљање инвентаром би требало увек да осигура да се најстарији производ на вашим полицама први пут прода, чак и ако није посебно кварљив. Амбалажа временом бледи, кутије се оштећују, па чак и челични чавли на крају зарастају. За трајне сврхе рачуноводства, ипак, можете одлучити да ли сваки комад инвентара сматрате најстаријим који је тренутно на располагању или најновији. Ови системи се зову фирст-ин-фирст-оут и ласт-ин-фирст-оут, или ФИФО и ЛИФО.Ако цене расту, најстарији производ ће увек бити најјефтинији и најновији производ ће увек бити најскупљи. Ако цене падају, тачно је супротно. То има неке важне импликације за начин на који обрачунавате своје трошкове.
ЛИФО, ФИФО и ЦОГС
Претпоставимо, за демонстрационе сврхе, да је најстарија ставка у вашем инвентару купљена на 85 УСД, најновији вас коштао 95 $, а ви продајете по 110 УСД. Ако радите на ФИФО основи, ваш профит је 110 УСД минус трошак од 85 УСД или $ 25. Ако радите на ЛИФО основи, бројите само 15 $ профита на истој продаји. Ако је ваш циљ да пријавите највећи могући профит, можда да бисте импресионирали или утицали на потенцијалне инвеститоре, можда би било корисно користити ФИФО методу. Ако желите да задржите забиљежену зараду како би смањили свој порески рачун, ЛИФО метода би - у овој хипотетичкој инстанци - могла имати више смисла. Можете користити било који од ових метода, све док сте доследни. Што се тиче праћења стварне цене робе која се продаје у малопродаји, или трошкова производње у производњи, можете се одлучити за метод пондерисаног просека који прати ваше стварне трошкове како се крећу и спуштају.
