Успоставите буи-ин
Процес пројектног портфолија је метода која може максимизирати излазни потенцијал свих пројеката које ваша организација подузима у одређеном тренутку, овисно о ограниченим ограничењима ресурса. Пре него што започнете пројектни менаџмент, успоставите окружење разумевања и сарадње међу кључним доносиоцима одлука у вашој организацији. Процес пројектног портфолија може укључивати окончање текућих пројеката који могу бити успјешни и правовремени у корист пројеката који имају већи економски или стратешки утицај на ваше пословање. Важно је да менаџери разумију овај концепт како би се избјегли осјећаји љутње када се то догоди. Неговати тимски став према одабиру пројеката уместо идентификовања малих група запослених са специфичним пројектима. Тиме ће се избјећи осјећај одбијања који се јавља у пројектним тимовима који су поновно додијељени или подијељени између нових пројеката.
Приоритет
Током процеса управљања пројектним портфељем, ви ћете алоцирати ресурсе, укључујући време, новац, продуктивност запослених и технологију за оне пројекте који највише доприносе профитабилности ваше компаније. Пре разматрања било каквих конкретних пројеката, направите листу приоритета помоћу којих ћете судити о сваком од њих. Континуирано пратите своју листу приоритета и прилагођавајте је променљивим стратешким циљевима и развијајућим пословним климама. Ставке помоћу којих можете одредити приоритете ваших пројеката могу укључивати трошкове, допринос приходима, маркетиншки утицај, временске оквире и постизање специфичних циљева.
Одредите капацитет и потражњу
Све организације се суочавају са проблемом коришћења ограничених ресурса на најефикаснији начин. Прикупите информације о капацитету ресурса и захтјевима ресурса за сваки пројекат прије него што користите листу приоритета како бисте одредили које пројекте желите подузети. Укупна тражња ресурса за све одабране пројекте не може премашити капацитет ресурса ваше компаније. На пример, ако ваша фирма има десет компјутера и двадесет запослених на располагању за рад на пројекту, не можете одабрати портфолио пројеката који захтевају двадесет три запослена и једанаест компјутера. Буџетска ограничења су такође велики фактор при одређивању оптималне комбинације пројеката.
Оптимизујте портфолио пројекта
Наоружани вашом листом приоритета и информација везаних за капацитете ресурса и захтјеве за ресурсима појединих пројеката, сада сте спремни да одаберете низ пројеката које ћете подузети и који ће максимизирати стратешки значај за вашу компанију. Имајте на уму да пројекти који нису првобитно одабрани нису нужно елиминисани; мање приоритетни пројекти могу се предузети када се ресурси ослободе завршетком пројеката вишег приоритета.
Постоји неколико софтверских пакета који вам помажу у процесу пројектног портфолија, али за једноставнији портфељ пројеката, стабло одлучивања може се користити за постављање свих могућности које се односе на комбинацију одабраних пројеката. Пратите линк на крају овог чланка за пример стабла одлучивања о пројекту.
Прво, наведите сваки пројекат, заједно са његовим укупним трошковима и захтјевима за запослене, технологију и друге ресурсе. Затим издвојите пројекте који су највиши према вашим пројектним приоритетима, а затим одаберите портфолио пројеката које желите проћи. Запамтите, укупна потреба за ресурсима свих одабраних пројеката мора бити мања од вашег укупног капацитета ресурса. Како се у вашу организацију уводе нови потенцијални пројекти и како се текући пројекти завршавају, поново проучите процес портфеља пројеката како бисте одлучили који нови пројекти заслужују нова расположива средства на основу ажуриране листе приоритета и капацитета ресурса.
