Управљање знањем, КМ, системи побољшавају робустност информација додавањем података о контексту и односима са похрањеним документима. Шест корака управљања знањем укључују креирање, прикупљање, анализирање, индексирање, чување и ширење информација. Додавањем информација у документе, било кроз ознаке или семантичке анализе и тематске онтологије - термини који се користе за описивање и представљање подручја знања - корисници могу брже пронаћи комплетне одговоре.
Пословна интелигенција
Професионалци за пословну интелигенцију прикупљају информације из више извора како би разумели конкуренте своје компаније, тржиште и клијенте. Дио посла пословног аналитичара захтијева правовремену дистрибуцију информација доноситељима одлука. КМ систем омогућава аналитичару да брзо генерише смислене извештаје издвајајући само релевантне податке и изворе из ускладиштених докумената на основу кључних речи, контекста и информација о односу који су додани као ознаке у ускладиштене податке.
Пројектни менаџмент
Неколико аспеката управљања пројектима имају користи од искуства и научених лекција из претходних пројеката, укључујући процјену трошкова, управљање ризиком и рјешавање проблема. Када организације користе формалне системе за управљање знањем да би прикупиле информације о пројекту, знање које је на располагању користи новим пројектним менаџерима док уче свој занат. Основне компоненте КМ система олакшавају комуникацију релевантних информација међу члановима пројектног тима, посебно када тим ради на више географских локација. НАСА је користила алате КМ на неколико програма и пријавила експоненцијално смањење времена потребног за издвајање података за анализу и креирање извјештаја.
Подршка одлучивању
Људи доносе боље одлуке када користе правовремене и релевантне информације. Предност система управљања знањем за подршку одлучивању укључује проналажење само релевантних информација због доданих података о контексту и односима. КМ системи често нуде интелигентне технологије за претраживање и приказивање које олакшавају разумевање образаца и односа.
Кориснички сервис
Помоћне службе и служба за кориснике помажу у кориштењу система управљања знањем који прате сличне проблеме и нуде успјешна рјешења заснована на повратним информацијама. Примјеном технологија ширења информација као што су онтологије, КМ сустави се прилагођавају стилу упитника корисника. НИХ извештава да службе за помоћ пацијентима примају стотине е-порука дневно. Користећи профил стручњака за запослене на КМ, особље службе за подршку шаље питања најприкладнијем стручњаку. Друге организације су успјешно прошириле своју функционалност службе за помоћ тако што су створиле аутоматизирани систем за одговор на питања управљања знањем.
