Ревизије квалитета су важан део помагања малим предузећима да расту и напредују јер пружају начин за процену ефикасности пословања и стратегија управљања трошковима. Било да се ревизија фокусира на производе или процесе, резултати помажу менаџерима да одреде колико добро стратегије функционишу, да идентификују основни узрок проблема и, ако је потребно, предузму корективне акције. Знати како провести интерну ревизију квалитете је важан корак у осигуравању успјеха вашег пословања.
Прелиминари Ревиев
Кораци које предузмете пре спровођења прегледа квалитета на лицу места могу да утврде ефикасност ревизије. Процес почиње формулирањем детаљног плана ревизије који функционира као мапа пута за обављање прегледа на лицу мјеста. Наведите временски оквир, опсег локације ревизије и ревизије. Прикупити и прегледати писану документацију, укључујући политику управљања квалитетом за производ или процес, стандардне оперативне процедуре и приручнике. Одлучите и припремите прелиминарну листу личних интервјуа за спровођење током прегледа на лицу места. Имајте на уму да прелиминарна листа, која обично укључује менаџера одељења или надзорника и кључне запослене, може да се прошири током активне фазе ревизије.
Саставите ревизорске документе
Сваки члан ревизијског тима треба да има контролну листу за ревизију, као и обрасце или магнетофон за снимање информација током личних интервјуа. Сваки члан треба да има и референтне документе као што су копије стандардних оперативних процедура. Контролна листа је кључна за евидентирање информација и запажања, као и за осигурање да не заборавите ништа. Иако ће се специфичне ставке контролне листе разликовати у зависности од одјела, производа или процеса који се ревидирају, контролна листа се обично састоји од дијелова, ставки евалуације унутар сваког одјељка, система оцјењивања и простора за коментаре. Заједничке секције укључују организацију одељења, физичко радно окружење, компоненте система квалитета као што су СОП, и тестирање перформанси.
Спровођење ревизије на лицу места
Преглед на лицу места фокусира се на прикупљање информација које су вам потребне да бисте утврдили да ли се дотично одељење придржава стандарда контроле квалитета и прати успостављене процедуре контроле квалитета. Ова фаза се састоји од корака акције, укључујући посматрање, тестирање и вођење личних интервјуа. Најчешће, ревизорски тим завршава одређене задатке, као што су тестирање перформанси или квалитета и лични интервјуи, иза сцене. Ово помаже тиму да избегне прекид свакодневних операција што је више могуће. Важно је разумети да као и код личних интервјуа, и план ревизије и контролна листа могу се проширити у опсегу и дубини евалуације, у зависности од онога што откријете током активне фазе ревизије.
Заврши и прати активности
“Прави” посао почиње када се заврши активна фаза ревизије. Завршна фаза ревизије квалитета почиње састанком како би се прегледали, адресирали и одредили кораци потребни за исправљање питања квалитета и проблематичних области. Направите извештај о управљању са детаљима ове информације. Када власници и менаџери заврше са прегледом налаза ревизије, треба одржати састанак о стратегији који се фокусира на анализу и одлучивање како - а понекад и - да ли да се укључе решења за побољшање квалитета које је представио ревизорски тим.
