Писање детаљног плана или процеса управљања пројектом укључује документирање корака и задатака потребних за креирање производа или услуге. Ваш акциони план треба да описује комплетан пројекат са свим фазама, почевши од иницијације и наставка кроз праћење, извршење, контролу и затварање, препоручује Институт за управљање пројектима. Укључите преглед и детаље о обиму, распореду, трошковима и квалитету. Такође треба да наведете чланове пројектног тима, стратегију комуникације, ризике, процесе куповине и технике управљања променама.
Коришћење шаблона
Иако можете да креирате сопствени формат, често је лакше почети са постојећим дизајном. Преузмите предложак са веб локације као што је Мицрософт Оффице, ПМ Доцс или ПМ Линкс. Употреба шаблона осигурава да покривате све потребне теме и одржавате конзистентност са сваким пројектом. Поред тога, образац вас подсећа да идентификујете људе који ће одобрити ваш план, доделити средства и обезбедити ресурсе.
Изјава о прегледу се користи за описивање ситуације. На пример, наведите услове пословања који су покренули потребу за пројектом. То може укључивати повратне информације од купаца, планове конкурента или захтјеве инвеститора. Креирајте секције за опсег, распоред и буџет. Ови одељци пружају детаље о производу или услузи коју планирате да креирате, пројектне прекретнице, колико људи треба да ради на пројекту и буџетска ограничења. Направите одјељак који описује ваш процес управљања квалитетом и укључује стратегију осигурања квалитете и иницијативе за контролу квалитете. Документовањем процеса који планирате да следите, говорите свим члановима тима шта треба да ураде да би остварили циљеве и циљеве пројекта.
Детаљи
Наведите чланове пројектног тима, њихове улоге и одговорности, као и временске обавезе у секцијама подршке. Осим тога, описати комуникацијску стратегију која ће се слиједити, као што је комплетирање тједних извјештаја о статусу и вођење мјесечних састанака. На пример, можете укључити табелу која показује шта желите да сваки члан тима ради. Укључите задатак у прву колону и документујте статус у другој колони, као што није започето, у току, завршено или одложено. Додајте простор за додатни коментар у трећој колони.
Процес
Коначно, опишите планове за рјешавање свих потенцијалних ризика, као што су кашњења добављача или додатни захтјеви заинтересираних страна. Дефинишите процесе куповине и наведите технике за управљање променама, укључујући и оне који ће одобрити прилагођавање плана.
Одобрење
Када се ваш план заврши, прегледајте детаље са пројектним тимом. Укључите њихове повратне информације пре него што их дистрибуирате својим заинтересованим странама на одобрење. Након што је план одобрен, почните да радите свој пут кроз кораке. Чланове тима обавештавајте о напретку, пратећи процедуру у комуникацијској стратегији. Како се посао наставља, процените своје напоре како бисте могли да укључите технике које учите у ваш следећи пројекат.
