Извјештаји о управљању пројектима пружају ажуриране информације о конкретном пројекту. Обично се пишу на прекретницама пројекта, али их клијент или супервизор могу затражити у било којем тренутку. Извјештаји о управљању пројектима су важни јер омогућавају менаџеру пројекта да процјени напредак успоређујући га с првобитним планом. Ово омогућава менаџеру да комуницира и објасни све промене, кашњења, проблеме и позитивне ставове свим заинтересованим странама. Извјештаји о управљању пројектима не морају бити дуготрајни, већ би се требали бавити свим аспектима пројекта.
Наведите информације о идентитету пројекта: назив пројекта, број пројекта (ако постоји), име клијента, особе за контакт ако је клијент бизнис или организација, датум почетка пројекта и адресу на којој је пројекат ако се примењује. Наведите и име руководиоца пројекта (ПМ), име особе која пише извештај, ако је аутор неко други, а не датум, и датум на који се извештај пише.
Наведите имена свих страна којима ће бити подијељен извјештај о управљању пројектом. Укључите све извођаче, запослене, надзорнике или контакте клијената који ће добити копију извјештаја. Укључите “Филе” на дно листе да бисте назначили да је копија извештаја стављена у пројектну датотеку.
Оцијените тренутни опсег пројекта у односу на оригинални опсег пројекта. Обратите пажњу на све измене које су направљене и укључите и име странке која је захтевала промену и име странке која је одобрила промену.
Оцијените тренутни временски оквир пројекта у односу на планирани временски оквир. Објасните било каква кашњења или добитке и наведите како ће они утицати на укупни временски оквир. Наведите да ли су кашњења тренутно ријешена или нерешена. За неријешена кашњења, објасните план за превазилажење проблема и наведите када очекујете да ће се то питање ријешити. Ако је датум завршетка промијењен, наведите нови датум завршетка.
Упоредите текући буџет са првобитним буџетом. Узмите у обзир и трошак (износ који продавац плаћа у раду и материјал за завршетак пројекта) и цијену (што ће клијент платити по завршетку пројекта). Не заборавите укључити промјене у цијену или цијену узроковане промјенама у опсегу. Приложите ажурирани буџет пројекта ако је примјењиво.
Упоредите садашње ризично окружење са оригиналним обрасцем за процјену ризика. Наведите који су ризици елиминисани и који су још увијек присутни. Наведите све нове ризике који су настали заједно са њиховим потенцијалним буџетским и временским импликацијама. Понудите план за избегавање или реаговање на нове ризике.
Потпишите документ. Ако је документ више од једне странице, покрените сваку страницу. Неке процедуре у компанији такође захтевају да супервизор и / или клијент потпишу све извештаје о управљању пројектима.
Савети
-
Не заборавите укључити добре вести! Укључите све уштеде трошкова и времена у извештај.
Документујте све грешке добављача које утичу на временски оквир или буџет. Можда ћете бити у могућности да поднесете добављаче наплате за изгубљено време или новац.
