Писмо обавезе је званични споразум о пружању материјалне подршке пословној, непрофитној или истраживачкој организацији. Писма о обавезама у пословном свијету обично приказују обећања за обезбјеђивање финансирања или зајмова, док они за непрофитне организације углавном наводе обавезе према сарадњи, партнерству или другим облицима материјалне подршке. Без обзира на то да ли се обавезујете на финансирање бизниса или на подршку непрофитној друштвеној групи, морате да осигурате да је ваше писмо посвећености - као и свака озбиљна пословна преписка - сажето, јасно и дипломатско.
Прегледајте информације. У вашем писму о обавезама дат ће се сви претходно договорени детаљи ваше подршке (као што су износ новца који се даје у посуду, распореди и планови за непредвиђене ситуације), стога будите сигурни да су све релевантне информације актуелне. Ваше писмо треба да садржи само термине који су већ договорени са обе стране. Немојте користити писмо да бисте додали или ревидирали услове или одредбе.
Идентификујте основне услове вашег споразума. Отварање вашег писма треба да идентификује вас и све остале стране укључене у споразум, као и основне услове и циљеве ваше обавезе. Ако уплаћујете средства за пројекат или посао, наведите износе. Ако се обавезујете на другу врсту подршке или сарадње, укратко опишите врсту подршке коју ћете пружити.
Наведите своје улоге и одговорности у споразуму. Бити јединствен. Реците тачно која је ваша улога и опишите свој распон одговорности. Ако осигуравате средства, опишите распоред плаћања као и планове за непредвиђене ситуације у случају да не можете испунити своје обавезе. Ако довршавате обавезу непрофитне или истраживачке сарадње, опишите своје тачне одговорности (као што су услуге или објекти које планирате да пружите) и улогу коју ћете ви или ваша организација играти у сарадњи.
Чувајте своје писмо јасно и сажето. Неки извори сугеришу да су комерцијална писма намјере ограничена на једну страницу. У неким случајевима, ефективна писма могу бити кратка као један пасус.
Будите срдачни. Ако пишете писмо посвећености неком непрофитном друштву, имајте на уму да ваше писмо могу видјети друге агенције које подржавају или надзиру ту организацију, тако да будите сигурни да јасно објасните разлоге због којих желите да радите са том групом.Наведите и претходну сарадњу са групом. Ово ће ојачати ваш имиџ, и ваш имиџ ваших сарадника, у очима других присталица непрофитне организације, као што су ентитети који донирају грантове.
