Догађаји су важни алати за предузећа у различите сврхе; неке могу бити интерне и фокусиране на особље, док су друге за маркетинг. У сваком случају, иста врста планирања улази у догађај и исти детаљи се морају узети у обзир како би догађај био успјешан. Догађаји захтијевају пажљиво планирање и припрему. Праћење прописаног система може помоћи да ваш догађај иде глатко.
Одредите свој циљ за догађај. Ако планирате маркетиншки семинар, ваше одговорности ће бити другачије него ако планирате роштиљ компаније. Побрините се да добијете изузетно детаљне инструкције о томе шта се очекује; постоје практичне компоненте као што су број људи који долазе и колико треба да буде место, и маркетиншки оријентисани фактори, као што је, на пример, да је догађај намењен привлачењу клијената за компанију или ако је то привлачна за менаџмент или друго особље.
Направите буџет. Неко мора да плати за овај догађај, и требаће вам одобрење пре него што почнете. Узмите у обзир ваше време, дворану, било коју храну или декорације, звучнике или активности, као и све друге ствари које сматрате неопходним. Припремите све у организованом формату и држите се тога када правите аранжмане.
Поставите дневни ред. Припремите детаљан распоред и доделите одговарајућу количину времена за сваку активност. Изградите комплетан програм од почетка до краја, уз уводне и завршне напомене ако је потребно.
Планирање логистике. Изнајмите локацију, наручите храну, унајмите говорника и одштампајте позивнице. Посетите место да бисте добили конкретан поглед на распоред тако да можете замислити где ће се храна поставити и како уредити седишта и столове. Покушајте да будете у оквиру свог буџета, али направите измене по потреби, увек проверавајући са већим моћима пре него што преузмете било какве обавезе.
Објавите догађај. Начин на који то остварите увелико ће зависити од врсте догађаја који планирате. За интерни догадјај је вероватно да е-маил компаније или неколико плаката виси на правим местима довољно. Маркетиншки догађај ће захтевати читав маркетиншки план, могуће са рекламама и неким директним маркетингом као помагала.
Савети
-
Користите софтверски програм за праћење планова; планирање догађаја захтијева одличне организацијске способности. Дајте надзорнику дневне или седмичне информације о вашем напретку како би били свјесни шта се догађа.
Упозорење
Не покушавајте да утишате своје припреме превише близу догађаја. Дајте себи време које вам је потребно да бисте га остварили.
