Рад у заједници је племенит рад - али се често не би десио без значајног рада који се одвија иза сцене. Организовање догађаја за заједницу је вишеструко настојање и одговорност је председавајућег да се побрине за сваки детаљ. Предстојеће планирање је кључно, укључујући све од постављања циљева до делегирања задатака. Ако адресирате листу компоненти унапред, повећавате вероватноћу да ће ваш догађај бити успешан.
Изаберите узрок. Многе врсте пројеката спадају у домену рада у заједници. Неке идеје укључују пројекте за промицање околиша, промицање сигурности, борбу против криминала или помоћ бескућницима.
Размотрите примарни разлог зашто је пројекат потребан. Ако планирате догађај у име организације, узмите у обзир да ли догађај спада у дух његове организацијске мисије.
Поставити циљеве. Одредите конкретне циљеве пројекта и будите сигурни да су мјерљиви. Мјерљиви циљеви ће вам помоћи да оцијените догађај након што га завршите.
Дизајнирајте догађај. Изаберите датум, време и место одржавања. Затим размислите шта би било потребно - као што је занимљив говорник, храна или јединствена активност - да људи сматрају да је догађај забаван и вриједан труда.
Наведите потребе за особљем. Детаљно специфичне дужности и ко ће извршавати те дужности. Запослите волонтере да попуне ове позиције.
Наведите потребне ресурсе, материјале и залихе. За буџетске сврхе, имајте на уму да ли ће свака ставка бити донирана или купљена. Ако је донирано, забележите вредност у натури.
Кроз писмену комуникацију или личне презентације, позовите потенцијалне партнере - као што су евентуални спонзори догађаја - да учествују у догађају. Поделите убедљиву причу о томе како ће ваш пројекат позитивно утицати на заједницу. Онда им објасните шта могу да ураде да помогну.
Попуните предложени буџет наводећи све очекиване приходе и трошкове. Укључите све ресурсе, материјале и залихе са своје листе у буџет за трошкове. Будите сигурни да се вриједност донираних ставки одражава у буџету.
Промовишите догађај. Комуницирајте догађај свим могућим средствима, као што су саопштења за јавност, директна пошта, личне позивнице, плакати, објаве на веб сајту и путем различитих друштвених медија. Једноставно од уста до уста је такође веома ефективно за добијање речи. Побрините се да промовишете догађај у школама у региону (ако је прикладно), јер се од многих ученика тражи да раде часове рада у заједници и могу бити вољни да учествују.
Осмислите алтернативни план у случају да нешто крене наопако - никада не боли имати план Б. Опишите потенцијалне проблеме (као што је лоше вријеме) који би могли ометати успјешан завршетак пројекта. Затим формулишите решења за ове проблеме (као што је премјештање догађаја унутра).
Формулишите специфичан акциони план. Наведите конкретне кораке за успјешно окончање пројекта. Прикажите планиране датуме за сваки корак. Раздвојите кораке за дан догађаја на посебну листу, јер то може бити најдетаљнија и најреферентнија листа током самог догађаја.
