Функција контроле докумената има одговорност да управља протоком докумената и складиштењем у организацији кроз различите функције и процесе. То укључује одржавање датотека и коришћење одговарајућих поступака дистрибуције и ревизије као што је наведено у Силицонфареаст.цом.
Либрари Систем
Функција контроле докумената има улогу правилног одржавања интерних библиотечких процедура тако да дође до одговарајућег приступа особљу, али гдје је службена документација у сваком тренутку позната.
Стораге / Филинг
Још једна кључна активност функције контроле докумената је чување и архивирање докумената како би се осигурала одговарајућа доступност свих потребних датотека.
Ревисионс
Функција контроле докумената такође има одговорност да осигура да званично одобрена документација буде ревидирана само у контексту одговарајућих процеса и одобрења. Ово може укључивати систем захтјева за промјеном докумената (или пројекта) (ДЦР) који захтијевају да се одређени потписи изврше прије него што претходно одобрени документ може направити додатне промјене.
Процес рада
Особље за контролу докумената обавља и активности у циљу обезбјеђивања ефикасног тока рада, нпр. Додјељивањем докумената одговарајућем административном или секретарском особљу за активности као што су обрада текста или скенирање.
Праћење
Функција контроле докумената такође прати правовремену производњу докумената кроз цјелокупни процес тијека рада, као што је употреба старосних листа које показују да су документи предуго пролазили кроз процес рада.
