Било који посао који продаје производ има инвентар. Производи морају бити прецизно одређени како би се максимизирали профити и да би били конкурентни против тржишних ривала. Да би се то постигло, морају се знати вриједност производа и трошкови за њихову производњу. Ево прегледа два метода за евидентирање и праћење ове виталне информације - трајни и периодични системи инвентара.
Инвентар дефинисан
Већина размишља о залихама као о понуди предмета који се нуде на продају. Иако је то тачно, инвентар је такође назив за различите рачуне у којима рачуновођа или књиговођа евидентирају ову информацију. Продавац који купује готове производе и продаје их, може имати релативно једноставан систем инвентаризације; Произвођачи ће имати много више рачуна за праћење вриједности рада у току и вриједности сировина које се користе у процесу производње.
Перпетуал Инвентори Систем
Са сталним системом инвентара, све трансакције се евидентирају на рачуну инвентара како се дешавају. Салдо рачуна одражава инвентар при руци у сваком тренутку. Физичко кашњење у евидентирању трансакција је све што раздваја баланс на рачуну од стварног времена. Са технолошким решењима као што су скенери на продајном месту, ово кашњење може бити веома мало. Будући да се број залиха и вриједности стално одржавају, није потребно физичко пребројавање залиха са сталним системом.
Периодиц Инвентори Систем
Периодични систем користи више рачуна да би забележио продају, куповину нових производа и поврат купаца, између осталог. Ови рачуни се одржавају до краја периода инвентаризације - који би могао бити мјесечни, квартални или било који други временски оквир који је утврдила компанија - а затим се помирила са рачуном инвентара. Тада се трансакцијски рачуни нулирају у припреми за наредни период инвентаризације. Периодични систем инвентара такође захтева физички број залиха на крају периода. Потребно је извршити сва потребна прилагођавања рачуна инвентара, а период је завршен.
Регулаторни надзор
Инвентар је средство, баш као и готовина и некретнине. Попут других средстава, инвентар може бити манипулисан од стране бескрупулозних менаџера. Закон Сарбанес-Оклеи из 2002. године, усвојен као одговор на скандале јавног рачуноводства тог времена, кодификовао је услов да информације које је компанија објавила буду тачне у свим материјалним аспектима. Фирме морају да провере да ли су унутрашње контроле адекватне и да раде, и да су сви финансијски извештаји тачни. Предвиђене су казне за непоштовање. Закон је у великој мери вратио поверење у тачност информација доступних потенцијалним инвеститорима.
Како изабрати
Главни фактор у одлучивању о томе да ли ће се користити периодични или трајни систем је способност компаније да евидентира податке о продаји како се дешава. Технологија то чини вјероватнијом него икада раније, тако да ће се многе компаније одлучити за стални сустав. Компанија која, из било којег разлога, није опремљена за то, може се одлучити за периодични систем. У оба случаја, правила која регулишу рачуноводство инвентара подлежу важећим законима и стандардима рачуноводствене индустрије, који су у Сједињеним Државама познати као Опште прихваћени рачуноводствени принципи (ГААП).
