Писање збирних писама клијентима који не плаћају новац је неизбјежан задатак сваког власника бизниса. Да бисте повећали своје изгледе за плаћање онога што дугујете, направите детаљну политику плаћања прије издавања кредита и користите такт и професионализам када покушавате наплатити на рачуне који касне.
Направите политику плаћања
Пре него што дозволите клијенту или клијенту да одложи плаћање, платите на кредит или платите након испоруке производа или услуга, развите политику плаћања која описује ваше услове. Ово треба да укључи детаље о томе када сматрате да је плаћање протекло, као што је 10 дана или 30 дана након издавања фактуре. Требало би да обухвати и детаље о томе шта ће се десити ако се неплаћање настави, као што су издавање казни и накнада за кашњење, прекид услуга или предузимање правних радњи.
Аддресс тхе Специфицс
Обратите се свом уговорном споразуму са клијентом приликом састављања вашег писма. Наведите наруџбу, број фактуре, датум услуге или куповине и датум када је првобитна уплата доспјела. Ако су постојали претходни покушаји да се прикупе, помените и оне, и дати клијенту укупан износ који укључује казне. На пример, „Ваша наруџба од 1.000 боца са водом је испоручена 1. октобра и фактура за 250 долара је издата путем е-маила 3. октобра са датумом плаћања 3. новембра. Ваш налог је сада 30 дана и ваш рачун је процењен Накнада од 25 долара, чинећи ваш неподмирени дуг $ 275, одмах се плаћа."
Будите симпатични, ипак чврсти
Док неки клијенти који не плаћају рачуне можда избегавају своје рачуне, други су можда заборавили датум плаћања или имају озбиљне проблеме са новчаним токовима. Дајте клијентима корист од сумње приликом писања збирних писама како бисте избегли да их ставите у дефанзиву. На пример, "Ми разумемо непредвиђене околности и ми се обавезујемо да радимо са вама на решавању овог питања." Овај приступ не вређа клијента, већ јасно наводи да се исплата мора извршити без обзира на околности.
Приложите документе за верификацију
Приложите копији претходно издатих фактура, прошле преписке о издању, копију потписаног уговора или писмени уговор и изводе из ваше политике плаћања. Ако сте вољни да преговарате о балансу или преузимате делимичне исплате, наведите специфичне услове ваше понуде. Наведите број који желите назвати ако клијент има питања и укључи унапријед плаћену, коверту са адресом на коју се може обратити ради лакшег плаћања.
Користите адвоката
Ако се поновни покушаји прикупљања на рачуне који касне са плаћањем не покажу плодним, можете одлучити да адвокат пошаље збирно писмо у ваше име. Ваш адвокат може препоручити претње суда за спорове мале вриједности, упућивање агенцији за наплату, извјештавање о кредитима или друге правне радње. Измерите трошкове и користи онога што би било потребно да се ваши напори прикупљају правном стручњаку у односу на износ који потенцијално можете прикупити од вашег клијента. На пример, коришћење адвоката да напише збирно писмо за рачун од 50 долара можда неће бити исплативо, али запошљавање професионалне помоћи за наплату на рачуну у износу од $ 10.000 би готово сигурно вредело трошак.
