Приликом управљања пројектом, крајњи резултат је познавање резултата. "Испоручиви резултати" су израз који се увијек може чути у пословању, а лако би било помислити да се односи на физичке производе које добијамо, али је далеко шири од тога.
Шта су резултати?
У суштини, испоруке су резултат пројекта. Међутим, постоји неколико врста резултата: унутрашњи и спољни резултати, као и резултати пројекта и процеса.
Спољни испоручиоци су услуге или производи које је клијент или клијент ангажовао за пружање услуга. То је нешто што ваше предузеће ствара за продају како би остварило приход за компанију.
Унутрашњи резултати су задаци и посао који је завршен у компанији који није клијентски, али је услов за успешно вођење пословања. Порези за подношење, рад на папиру и управљање рачунима сматрају се унутрашњим. Унутрашњи резултати никада неће прећи клијентов уред, али могу бити произведени за власти као што су ИРС или тијела за издавање дозвола. Они су још увек унутар (унутарње) ваше компаније, или су неопходни за вођење ваше компаније.
Резултати пројекта и резултати процеса спадају у категорију спољних резултата пошто се односе на рад заснован на клијенту.Резултати пројекта су резултати усмјерени на клијента; било које производе и услуге које треба да се пруже клијенту као резултат пројекта.
Испоручени процеси, с друге стране, су било који од радова који су обављени за довршење пројекта. То су документи, планови, макете, било каква појашњења о обиму, па чак и рашчламбе радних структура које су креиране за интерни тим.
Разумевање резултата пројекта
Када клијенти или клијенти ангажују бизнис за пружање услуге или продају производа, резултат који добију је резултат испоруке пројекта. То може бити физички производ, али може бити и нешто неопипљиво, као што је услуга, извјештај или компјутерска датотека.
На пример, када авио-превозник уговори Боеинг са новим авионом за њих, они ће одредити шта захтевају од авиона - од величине, до седишта и дизајна. Авион постаје испоручив. А ако компанија одржава интерну конференцију и ангажује преводиоца да сними и документује догађај, њихове датотеке транскрипције су такође испоручиве.
Резултати могу бити креативни резултати, хардвер, софтвер, документи, опрема и друге услуге. То могу бити краткорочни послови или масовно сложени дугорочни пројекти.
Што су јаснији резултати дефинисани у пројектним уговорима, то ће бити лакши процес испоруке.
Дефинисање резултата пројекта
Није довољно рећи шта је то што ће бити достављено на крају пројекта. Битно је имати јасан опсег, трошкове и временске рокове који су наведени у уговору о резултатима тако да се обје стране слажу око тога што ће се испоручити, када ће се испоручити и за колико.
На пример, претпоставимо да сте уговорили испоруку новог корпоративног веб сајта за вашу одећу. Што више специфичности можете да пружите за оно што вам је потребно за веб сајт, то је вероватније да ћете имати жељене испоруке.
Стога, навођење резултата треба да садржи попис свих аспеката који ће вам бити потребни са веб сајта:
- Динамичан е-цоммерце портал где корисници могу да виде одећу у више приказа са могућностима зумирања.
- Клијенти могу онлине куповати кредитним картицама, ПаиПал и Интерац у више валута.
- Интеграција агрегације маилинг листа је на листи жеља маркетиншког одељења.
- Одељење за производе жели да се сајт лако ажурира новим производом, али такође мора да прилагоди инвентар компаније 24/7, тако да производи нису претерано продани или непродани због лошег праћења података.
Сваки од ових аспеката може бити детаљно описан у уговору о пројекту. О резултатима процеса процес ће одлучити пројектни тим на начин који ће убрзати напредак пројекта тако да се могу испоштовати рокови спољних резултата.
У овом случају, може бити више од једног испоручивог. Први би могао бити модел дизајна веб странице, а други резултат ће бити функционирање веб странице или вирефраме. Први резултат ће бити потребан за одобрење прије него што се други производ може створити, а уговор ће морати да разјасни критерије прихватљивости резултата.
Кораци у дефинисању резултата
Две најважније речи које треба имати на уму приликом дефинисања резултата су „специфичне“ и „мерљиве“.
Специфичности долазе у фази планирања пројекта, и то је мјесто гдје ће се одредити детаљи за оно што треба бити резултат; испоручив. Једном када се специфичности потврде, трошкови и рад се могу открити и одобрити буџет клијента.
Прекретнице су дио "мјерљивог" аспекта резултата, али оне су за интерну употребу - процесне испоруке - само својеврсни контролни пункт на путу довршења пројекта и ослобађања клијентовог посла.
Други аспект мјерљивог дијела резултата пројекта је да они морају задовољити критерије прихватљивости. У том циљу, клијент мора бити јасан у ономе што им је потребно током писања уговора, или они могу имати малу накнаду ако њихови резултати не задовољавају оно што су замислили.
Полазне основе и прекретнице
Или радите на пројекту који захтева резултате, или се ангажујете за примање резултата. На овај или онај начин, пројекту су потребне основе и прекретнице како би се осигурао успјех.
Полазне основе пројекта могу бити или основна линија опсега, основна линија распореда или основица трошкова. Заједно, они су основа за мјерење перформанси и нису дефинисани док се не заврши планирање пројекта. Они треба да буду оквир за надзор док се пројекат одвија.
Основни трошак је очекивани буџет. Опсег покрива оно што је читав спектар пројекта и каква би требало да буду очекивања и исход. Распоред је временски оквир за извршење и испоруку. Ако се, или када се детаљи о пројекту промијене, то мора бити забиљежено и основне линије ће се морати промијенити.
Приликом праћења тачности полазних тачака важне су кључне тачке. Прекретнице су задаци или достигнућа која након завршетка помажу убрзати коначне резултате сваког пројекта. Прекретнице могу бити велика постигнућа, као што је кадрирање завршено у новом складишту, или нешто попут уговора који се потписује. Уопштено, прекретнице су интерна функција, средство за праћење напретка које помаже пројектном тиму да остане на циљу за датуме завршетка.
Ако се промашују пројектни догађаји или се полазне линије мењају, то значи да испоручени производи можда неће испунити рок.
Управљање резултатима пројекта
Опсег пузања може скренути резултате са резултата ако се обим пројекта прошири након што су ствари почеле. Да бисте ово ограничили, будите јасни о томе који су резултати укључени у иницијални споразум о пројекту и изградите додатно вријеме и буџет ако је потребно ако се додају нови резултати. Будите сигурни да сте добили одобрење од свих заинтересованих страна у овим случајевима.
Клијенти и други актери могу побољшати успјех пројекта кроз њихов допринос о томе који би критерији прихватања требали бити. Будите јасни о намераваном циљу употребе испорученог производа и његовој сврси, како бисте били сигурни да испуњавате потребе и захтеве испоручених производа.
Користити софтвер за управљање пројектима како би сви остали на мети и ажурирани о напретку пројекта и колико још посла треба урадити за завршетак. Ово може бити посебно продуктивно тамо гдје постоји више од једног вањског резултата. Обезбедите да су процеси, временски рокови и циљеви експлицитни и јасни и да делегирају задатке.
