Дијаграми тока су корисни за показивање како се кораци у пословном процесу уклапају заједно. Када се користе за документовање обрачунског циклуса, они служе не само као погодна листа за провјеру како би се осигурало да ваши запосленици заврше сваки корак у пуном обрачунском циклусу сваког мјесеца, већ вам такођер помажу у анализи и побољшању тока рачуноводства. Када схватите које симболе треба да користите где и које информације захтевају, дијаграм тока рачуноводственог процеса није тешко направити.
Разумевање симбола дијаграма тока
Симболи дијаграма тока приказују кораке, одлуке и задатке укључене у обрачунски циклус. Иако можете користити било који симбол за приказ сваког од ових, многи људи користе стандардне симболе. За дијаграм тока рачуноводственог процеса, они укључују овале, правокутнике и паралелограме, који су равни облици са супротним странама паралелним и једнаким дужином. Корисне су и стрелице које сигнализирају смјер у којем се одвија процес рачуноводства. Како објашњава сајт Минд Тоолс, овали најчешће приказују почетак или крај процеса, правоугаоници идентификују специфичне задатке, а њихова упутства или упутства и паралелограми класификују рачуноводствене резултате.
Креирајте структуру дијаграма тока
Циклус обрачуна је скуп од 10 корака који се одвијају у истом редоследу сваког обрачунског периода. У редоследу којим се сваки корак одвија, обрачунски циклус се састоји од идентификације трансакција, анализе трансакција, израде уноса у дневник, књижења уноса у књигу, израчунавања пробног биланса, израде подешавања уноса, израчунавања прилагођеног пробног биланса, припреме финансијских извештаја, преноса биланси на привременим рачунима путем затварања и обрачуна пробног биланса након затварања. Идентификујте сваки главни корак у овалу и користите стрелице за прављење вертикалне структуре дијаграма тока.
Додајте детаље задатка
Провести анализу задатака за идентификацију појединачних задатака у сваком кораку обрачунског циклуса. Што више појединости пружите, кориснија је карта. На пример, уместо да користите један правоугаоник у коме пише „унос дневника као дебит или кредит“, наведите сваки корак или наведите упутства за испуњавање овог задатка у свом правокутнику. За кораке који производе излаз, као што су припрема финансијских извештаја, идентификујте излаз помоћу паралелограма, ставите их десно од одговарајућег правоугаоника и повежите их са стрелицама за усмеравање. Поновите овај корак док се дијаграм тока не доврши.
Тестирајте и потврдите
Када се дијаграм тока заврши, Минд Тоолс препоручује да верификујете информације и тестирате их на тачност. Један од начина да се то постигне је да од запослених у рачуноводству затражите да прегледају графикон и да га тестирају пратећи кораке тачно онако како су представљени. Ово је такође добар тренутак за анализу обрачунског циклуса како би се побољшала ефикасност и унутрашње контроле. Идентификујте и непотребне и сувишне кораке, као и кораке које треба да укључите. Погледајте да ли рачуноводствени поступци пружају адекватну интерну контролу, као што су сигурност информација и раздвајање дужности.
