Као програм за базе података, Мицрософт Аццесс има велики број апликација у пословном свету. Менаџери могу користити Аццесс да би створили базу података запослених, што ће им омогућити да прегледају информације о плаћама, демографске податке и бројеве буџета. Рачуноводствени професионалци често користе Аццесс базе података као и за праћење фактура, преглед потраживања и праћење финансија предузећа. Када се основне информације унесу у приступне табеле, рачуновође могу креирати прилагођене упите и обрасце који олакшавају проналажење потребних информација.
Запишите листу поља која желите да укључите у своју рачуноводствену базу података. У зависности од ваших потреба, та поља могу да укључују износ дуга, име клијента, датум доспећа, услове и поље за белешке за унос текста у слободном облику.
Отворите Мицрософт Аццесс и идите на одељак табеле. Изаберите опцију за креирање нове табеле у приказу дизајна. Ово отвара мрежу која вам омогућава да унесете име за свако поље, као и опис садржаја тог поља.
Кликните на падајући изборник поред "Тип података" за свако поље у бази података. Можете форматирати своја поља као валуту, број и текст ако је потребно. Такође можете користити поља датума и времена за ствари као што су рокови.
Прегледајте листу поља у вашој бази података и додајте друге које мислите да ће вам требати. Лакше је изградити сва поља која су вам потребна од самог почетка него да се вратите и додате поља у базу података која већ садржи стотине или хиљаде записа.
Кликните на дугме "Сачувај" да бисте сачували табелу. Откуцајте име за табелу и кликните на "ОК".
Идите у одељак Форми прозора Аццесс и изаберите опцију чаробњака за обрасце. Помоћу чаробњака за обрасце креирајте једноставан образац за унос података на основу поља у вашој табели. Затим можете користити тај образац за унос података да бисте додали информације у табелу. Када куцате у образац за унос података, информације се аутоматски преносе у основну табелу приступа.
Пређите на одељак за упите и почните да градите упите који ће вашу рачуноводствену базу података учинити кориснијом. Помоћу чаробњака за упите направите почетни упит и сачувајте га, затим кликните десним тастером миша на упит и изаберите "Десигн Виев" да бисте направили било какве измене или поставили критеријуме. На пример, можете да направите упит о датуму рока и унесете "Између Унесите датум почетка и Унесите датум завршетка". То од корисника тражи да унесе почетни и завршни датум када изводи упит. Та врста упита може бити веома корисна за прегледање прошлих рачуна и праћење потраживања.
