Компаније имају два главна пословна циклуса: циклус прихода и циклус расхода. Обвезе за плаћање у пуном циклусу су део већег циклуса куповине и потрошње. Састоји се од цијели низ неопходних рачуноводствених активности потребних за довршење куповине након што је наруџба постављена и производа или услуге примљене. Потпун циклус обавеза према рачунима подразумијева усклађивање докумената, одобравање фактура, издавање чекова и евидентирање плаћања.
Савети
-
Рацун плата на пуном циклусу може се односити на цео процес пријема, верификације и плацања фактуре, или на радно мјесто које подразумијева одговорност за цијели процес.
Циклуси обавеза по рачунима
Три главна документа су укључена у процес плаћања рачуна: налог за куповину, извештај о пријему и фактура продавца.
- Када је компанија спремна да изврши куповину, одељење набавке ће послати поруџбина продавцу. Овај документ детаљно описује тражену робу, цену и количину. Налог за куповину активира продавца да пошаље робу.
- Када компанија прими робу, одељење за пријем ће попунити примање извештаја. Овај извештај документује тачну робу која се налази у пошиљци. Ако пошиљка садржи оштећене предмете, запослени то наводи у извјештају.
- Продавац шаље фактура добављача тражење плаћања за извршене производе или услуге. Овај документ се шаље на рачуне и активира процес плаћања.
Процедуре за плаћање рачуна
Успоставља се добро вођена компанија пажљиво дефинисане процедуре да води процес плаћања према рачунима, како би се спречиле грешке и откриле када се појаве. Исти поступци могу одвратити и открити намјерно фалсифицирање и пружити траг ревизије за каснију употребу у случају да неусклађеност прође неопажено. Ове процедуре се разликују између компанија и одјела, али углавном слиједе сличан образац:
- Након примитка фактуре добављача, тим који плаћа рачуне обавља а тросмјерни поређењем информација о налогу за куповину од оних на извештају о пријему и фактури продавца, како би се осигурало да су информације доследне.
- Ако рачуни који се плаћају могу да потврде да је роба на фактури продавца наручена и примљена од стране компаније, компанија фактура је одобрена за обраду плаћања. То се врши путем ваучера, потписа или печата.
- Ако постоје неусаглашености - ако примљена количина не одговара нарученој количини и фактури, на пример, или ако производ није тачно како је наручено - потраживања ће покушати да пронађу извор проблема по потреби са пријемним одељењем, продавцем или крајњим корисником који је издао поруџбину.
- У великим предузећима, стварна плаћања се обрађују од стране трезора. Међутим, обавезе за плаћање је одговорна за издавање плаћања у већини малих предузећа. Након што је фактурисана фактура, рачуни који се плаћају шаљу потврђену документацију заједно са чеком потписном потпису компаније.
- Након што потписник провјере одобри и потпише, рачуни плаћају чек и означава фактуру као плаћену у рачуноводственом систему.
Улоге у пуном циклусу
Описи посла који се плаћају су такође често означени као "пуни циклус". То значи да је запосленик који плаћа рачуне одговорни за сваки дио процеса плаћања, за разлику од специјализације у једној или више специфичних области. Потенцијалне одговорности могу укључивати тространо усклађивање, преглед точности извјешћа о трошковима, примјену попуста на плаћање и издавање плаћања добављачима.
Када се ове позиције оглашавају, одељење за људске ресурсе или руководилац одговорног за ангажовање ће обично покушати да конструишу питања за интервјуе који се плаћају на рачуну и који тачно процењују познавање подносиоца захтева са целим процесом и идентификују све слабости или области неискуства.
