Писмо за тражење понуда ће вас представити као покретача понуде и позвати потенцијалне кориснике да сазнају више. Писмо ће сумирати и прослиједити материјале и упуте потребне за одговор на ваш позив за понуду. Рећи ћете својим читаоцима ко сте, шта тражите и како ћете одговарати на питања понуђача. Открит ће како желите примати понуде и која је ваша временска линија. Док писма за тражење понуда често усвајају кратке, табеларне и меморијске формате, можете користити формално писмо како бисте представили извршни резиме вашег процеса лицитирања и истакли његове кључне тачке.
Позовите читаоце да поднесу понуде које су у складу са приложеним документима за понуду. Ваша документација са понудом може садржати опис процеса евалуације и упутства понуђача у којима се наводи формат и садржај материјала који се подноси. Они такође могу да укључе услове и услове које понуђачи треба да очекују у уговору, као и детаљан опис или спецификације услуга или робе коју тражите. Да бисте добили упутства за читаоце, наведите листу са документима са ознакама које сте приложили свом писму.
Идентификујте се као адвокат. Укратко представите своје пословање са прегледом ваше мисије, локације и веб-локације. Наведите и име и контакт информације о контактној тачки читаоца за сва питања везана за тражење понуда. То може бити ви или неко други коме сте делегирали управљање процесом надметања.
Опишите настојања за која тражите понуде. Понудите такве податке као локацију, буџет, обим и величину предузећа. Поразговарајте о томе како се настојање уклапа у ваше главне циљеве и циљеве.
Представите свој распоред за цео процес лицитирања. Наведите рокове и локације за примање писама намјере, питања и приједлога понуда. Укажите на датуме планираних догађаја везаних за понуду, као што је састанак прије отварања понуда, отварање понуда и јавни ужи избор, састанци за одабир или додјелу награда.
За детаљна упутства о томе шта да пошаљете иу којем формату, упутите читаоце на приложена упутства понуђача. Нагласите пажњу на прописане формате и захтјеве и наведите могућност дисквалификације понуда у случају неусклађености. Јасно наведите основу или критеријуме за додјелу понуде, као и све друге информације које бисте жељели истакнути, као што је број потребних примјерака и како би понуде требало запечатити, запакирати и означити.
Поновите позив за понуду, а затим се захвалите читаоцу на његовом интересу. Формално затворите писмо, а затим потпишите своје име и наслов.
Савети
-
Тражење понуда може постати сложено. Консултујте се са адвокатом пре него што завршите са својим позивним писмом и пакетом. Прочитајте писмо за граматичке и правописне грешке.
Блокирајте своје писмо и затим га одштампајте на меморандуму.
