Дизајнирање система интерне контроле за ваше пословање захтева планирање и разумевање детаљног пословања компаније. Унутрашње контроле служе неколико сврха, али главне су да осигурају да пословање послује како је планирано и да спречи могућности за запослене да злоупотребљавају робу или новац. Унутрашње контроле омогућавају власнику бизниса мир да зна да све ради како треба, а да не мора особно надгледати сваки аспект операције.
Прегледајте све главне процесе у вашем пословању: производњу, управљање залихама, потраживања од купаца, обавезе према добављачима, поравнање банака и било који други процес у којем је могуће извршити превару крађом или скривањем. Ставите имена или називе послова на сваки део процеса за који је појединац одговоран. Ако нисте сигурни како процес функционише, проведите вријеме на терену и пратите процес или постављајте питања одговорним особама.
Процијените сваки корак сваког процеса за слабости у контроли које ће омогућити могућност да се украде имовина компаније. Фокусирајте се на области у којима само једна особа има и имовину и рачуноводство. На пример, ако један запослени има контролу над благајном и такође је одговоран за његово усклађивање на крају ноћи, запослени има могућност да украде новац и сакрије га фалсификовањем помирења. Други примјер је да један запосленик буде одговоран за отварање долазне поште и да буде одговоран за евидентирање чекова за потраживања који стижу поштом.
Промените процедуре за оне области у којима сте проценили слабу унутрашњу контролу. Одвојите функцију старатељства од функције извјештавања гдје год је то могуће. Иако можда немате довољно запосленика да би различити људи обављали сваки посао, алтернативне функције међу запосленима које морате да раздвојите неспојиве функције кад год је то могуће.
Темељно документујте нове процедуре и упознајте их са њима. Тражити повратне информације од запослених о томе колико су нове процедуре ефикасне. Важно је осигурати да процедуре имају смисла са пословне и оперативне тачке гледишта, а не само као контролу. Прилагодите процедуре у складу са повратним информацијама, али увек имајте на уму сврху контроле.
Спровести обавезну политику одмора, ако то већ нисте учинили. Већина проблема са кроничним крађама у предузећима је дозвољена да се наставе јер нико други не обавља функције лопова.Када су крадљиви радници приморани да оду на одмор и да их неко други попуни, они не могу да крију злочин. Ова политика може да спречи крађу, као и да је открије ако се то догоди.
Савети
-
Процените ефикасност својих интерних контрола најмање једном годишње и по потреби их побољшајте.
Упозорење
Немојте се плашити да примените јаке унутрашње контроле јер се плашите да ће ваши запослени мислити да им не верујете. Искрени запосленици желе да раде у добро осмишљеном окружењу.
