Поседовање добро квалификованог руководиоца за помоћ у управљању и надгледању свих одељења је суштински део успешног пословања. На пример, менаџер је потребан да би водио одељење набавке. Ако сте случајно тај менаџер, онда морате да схватите тачно шта одељење набавке ради за посао. Једноставно речено, одељење набавке је одговорно за куповину предузећа, укључујући опрему, потрошни материјал и све остало што је неопходно да би посао био несметан. Менаџер треба да надгледа сваки аспект ове кључне функције посла за посао.
Држите детаљне записе. За пореске сврхе, предузећа морају да воде пажљиво праћење свих трошкова и набављених артикала. Блиско сарађујте са рачуноводственим одељењем компаније како бисте сачували штампане и електронске записе о свим вашим куповинама. Обучите све запослене у вашем одјелу о вашем специфичном начину вођења евиденције и архивирања.
Планирајте унапријед. Када се ради о куповини, што пре може бити боље. Доделите одређеном запосленом или групи запослених да регулишу све што ваше одељење купује и одредите најбоље време за промену редоследа. На пример, ви и ваш тим можете одлучити да је добар тренутак да преуредите мастило за канцеларију када постоји само један додатни кертриџ за штампач по штампачу који је остављен у просторији за снабдевање.
Обрадите разумне налоге за куповину што је пре могуће. Један део запослених у вашем одељењу треба да буде одговоран за обраду налога за куповину који се шаљу из других одељења. На пример, одељењу маркетинга ће можда требати ново рачунало. До тренутка када примите наруџбеницу, куповина ће већ бити одобрена. Стога се ваш тим може фокусирати на куповину артикла и праћење трошкова.
Користите добру просудбу приликом управљања одељењем набавке. Једна од ваших кључних функција је обрада налога за куповину. Међутим, такође треба да обратите пажњу на оно што наручујете. У неким компанијама, различита друга одељења у згради можда траже прекомерне или непотребне куповине за које се очекује да ће их направити. Ако приметите ове врсте куповине, треба да обавестите свог претпостављеног, главног финансијског службеника, власника предузећа или одбора директора, у зависности од хијерархије у вашој компанији.
