Пословна писма користимо скоро сваки дан у нашим трансакцијама.Међутим, да ли сте икада размишљали о дефиницији пословног писма? Овај свеприсутни облик комуникације има доста могућности које користимо сваки дан, али често не размишљамо о њиховим специфичним конвенцијама.
Савети
-
Пословна писма су формална и користе се у пословној кореспонденцији.
Дефиниција пословног писма
Пословно писмо је једна од многих врста писама. То је једноставно посебна врста формалног писма које пошиљаоци и примаоци користе како би се међусобно дописивали о пословним трансакцијама које можда не би могли извршити усмено на ефикасан начин. Пословна писма могу се користити за комуникацију између бизниса, између бизниса и клијената и међу клијентима и пословним субјектима. Постоје неки важни елементи који чине заједнички формат пословног писма. Када се идентификују у писму, то је оно што га ефикасно квалификује као пословно писмо.
Датум и адреса пошиљаоца
Свако пословно писмо има јединствен квалитет да је прва линија слова датум. Ово означава датум када је писмо написано или када је писмо завршено. Очигледно, то не мора бити датум када је прималац примио писмо. Непосредно испод датума писма, треба да укључите адресу пошиљаоца. У овом делу не би требало да укључите име пошиљаоца. Касније ће бити места за то. Понекад, када одштампате писмо на службеном меморандуму за вашу фирму, онда ће ваша адреса већ бити укључена у заглавље. У том случају не би требало да укључите адресу пошиљаоца под датумом. То би било сувишно.
Адреса примаоца
Затим следи адреса примаоца. Ако знате име примаоца, треба да наведете име те особе у њихову адресу. Требало би да укључите и одговарајући назив за ту особу, као што су госпођа, госпођа, господин, др. И тако даље. Када уписујете адресу примаоца, треба да укључите и њихову земљу. Ово је посебно важно за међународна пословна писма. Не заборавите капитализирати цијело име земље, а не само прво слово. Ако не знате име примаоца, онда се на њега можете позвати његовом позицијом у компанији у којој ради, као што је „Генерални директор“, „Директор“ и тако даље. Увек је сигурнија опклада од прављења претпоставки о његовом имену или наслову када га не познајете добро.
Поздрављање Писма
После адресе примаоца долази поздрав. Наравно, треба да одржавате поздрав у складу са именом које сте користили за примаоца на адреси примаоца. Може бити мало конфликта о томе какав ће се поздрав користити када знате име те особе. Да ли ви говорите о особи као “господине” или “госпођо”, или говорите о особи по имену? Најбоље је третирати ситуацију како бисте је третирали у стварном животу. Мало је вероватно да ћете бити на првом месту са било ким кога лично не знате. Дакле, ако лично познајете примаоца и обично јој се обраћате њеним именом, онда је у реду да користите њено име. Иначе, најбоље је да је назовете „госпођом“. Такође, ако не знате пол особе, требате користити „коме се она може односити“ као поздрав.
Тијело и затварање писма
Тијело треба писати на формалан начин. Ваше линије би требало да буду једноструки, осим када уметнете двоструки размак између параграфа. Последњи параграф треба да буде кратак сажетак онога што је наведено у писму.
Да бисте затворили писмо, треба да користите фразе као што су “срдачан поздрав” или “хвала” са зарезом након. Након затварања треба да постоје четири реда, након чега ћете написати име пошиљаоца. Тај простор је место где стављате свој потпис када одштампате писмо.
