Успостављене су политике и процедуре које помажу у вођењу интерног и екстерног пословања. Периодично преиспитивање ваших политика и процедура осигурава да увек пратите најбоље праксе. Евалуација вам помаже да ажурирате своје смјернице по потреби како би се одразиле промјене у вашем пословању или економији и како би се ријешила подручја у којима постоји потреба или забринутост у компанији.
Дефине Полициес
Политике су писани протоколи за вашу компанију за начин на који управљате различитим пословним функцијама. На пример, можда имате интерне смернице за ствари као што су одећа на радном месту, присуство или како се захтевају дани одмора. Такође можете имати спољне политике за питања као што су куповина или обрада жалби клијената. Према КЦГ Цонсултинг Гроуп, политике одређују фазу како се процедуре развијају, спроводе и оцењују, и треба да буду у складу са стратешким циљевима организације. Политике обично одређује власник, више руководство, савјетодавно вијеће или одбор директора.
Правила прегледа
Редовно прегледати политике како би се осигурало да су комплетне, свеобухватне и лако разумљиве. Користите повратне информације корисника и особља у процесу. Према КЦГ, политика треба да буде у писаној форми, са појединачним низом директива за сваку политику. Ово олакшава разумијевање и преглед и промјену када је то потребно. На пример, ако се клијенти редовно жале да немате постављену политику поврата или повраћаја, или ако запослени тврде да не постоји поштен поступак о томе како људи користе личне дане, вреди додати питања на дневни ред прегледа политике. Када политика више нема практичан смисао или више није применљива, можете је ажурирати или елиминисати.
Дефинирај процедуре
Процедуре су кораци или процеси које ваше пословање користи у свакодневним пословним активностима. На пример, можда имате процедуру за начин на који проверавате посетиоце, отварате или затварате посао за дан или чистите или управљате машинама. Постављање процедуралних смјерница осигурава да ваше пословање функционира сигурно и ефикасно, посебно у подручјима гдје погрешни кораци могу бити опасни или скупи. На пример, ако немате процедуру за закључавање пословних врата ноћу, можете отворити компанију за потенцијалне крађе или вандализам. Према КЦГ-у, процедуре би требале укључивати информације које се односе на то ко шта ради, када то раде, у ком редослиједу и из којег разлога.
Процедуре прегледа
Активности које имају вишеструке кораке, или кораке који се морају применити у одређеном редоследу, треба да имају процедуралне смернице. Ако неки елемент вашег пословања доживљава честе погрешне кораке, процедура за ту област треба да се оцени. На пример, ако се клијенти редовно жале на закашњеле пошиљке, процените своје процедуре за преузимање наруџби, испуњавање паковања и праћење испоруке. Ово ће вам помоћи да идентификујете области у којима је потребно појашњење или већа дефиниција. Прегледајте процедуре тако што ћете тражити од особља које није упознато са процесом да прочитају ваше постојеће смернице и да идентификују области које немају смисла или их је тешко схватити.
