Кључ за писање јаких процедура и политика је да документи буду довољно крути да документују правила организације, али довољно флексибилни да се могу лако пратити, углавном без одступања, као што морате да документујете сваки мали корак испред дизајнираног пута. У многим организацијама можете чути процедуре и политике које се називају СОП или Стандардне оперативне процедуре. Ови документи чине окосницу организације, тако да ће њихово добро писање помоћи да се посао одржи на путу и осигура да се стандардне процедуре проводе на исти начин од стране свих запослених. Ако радите у оквиру регулисане индустрије, као што су фармацеутске или биотехнолошке компаније, снажни СОП-ови су апсолутно кључни за успјех вашег пословања јер Управа за храну и лијекове прво гледа на ове документе у било којој ревизији.
Израдите нацрт свих процедура и политика које ваша организација треба. Креирање кратког описа процедура и политика помоћи ће вам да организујете своје писање. Груписање политика и процедура по одељењима може вам помоћи да организујете своје мисли. Организујте нацрт са најважнијим документима на почетку како бисте могли одредити приоритете за израду СОП-а. Уосталом, морате почети негдје и почети са најважнијим значи да ће барем то бити учињено. Можда ћете морати поново да погледате ове прве документе након што се потпише СОПС. Важно је да се СОПС не сукобљавају.
Раздвојите појединачне процедуре и политике на засебне задатке укључене у попуњавање сваког документа. У свом прегледу, додајте под-задатке за сваки документ тако да су кораци јасни, логични и по реду. На тај начин се документи скоро сами пишу. Ипак, обавезно додајте само најшире кораке. Ако напишете СОПС превише детаљно, постоји превише шансе да имате одступања. Није добра ствар.
Разговарајте са особљем које обавља задатке. Немојте занемарити вриједан допринос запослених који тренутно обављају задатке. СОП треба да документују како се ствари раде и да су то људи који су упознати. Дакле, замолите раднике, а не менаџере да направе неке нацрте докумената. Они увек могу бити ојачани од стране техничког писца.
Попуните свој нацрт детаљнијим процедурама које ће ваше особље пратити. То је најбоља пракса да буде једноставно када пишете политике и процедуре. Такође је широко прихваћена пракса да се пише на нивоу петог разреда САД-а - то значи да би ученик петог разреда требао бити способан да чита и разумије сваку ријеч.
Одлучите ко ће потписати процедуре и политике. Потписивање треба да садржи имена високог нивоа како би шефови били свесни како се ствари раде. Неке организације воде сваку политику и процедуру преко одјела за људске ресурсе или њихове правне гране како би осигурале да се не крше закони.
Позовите састанак за преглед како бисте окупили све потписнике у једној просторији како би разговарали о политици. Ако је икако могуће, позивање свих страна у једној просторији да разговарају о једној специфичној политици ће померити документ много брже него што ће га проћи и тражити коментаре. Ако заиста желите да убрзате ствари, поставите циљ да се СОП потпише на крају састанка.
Потпишите, датум, верзију контролирајте и дистрибуирајте завршене процедуре и политике. Размотрите давање сваком запосленом приручника за запослене који се по потреби може ажурирати ревидираним документима. Уствари, креирати политику и процедуру за руковање биљежницама, укључујући периодичну ревизију приручника за запосленике како би се осигурало да све особље буде ажурирано.
Прегледајте постојеће одобрене СОП-е по распореду. Сваки СОП треба да се ревидира годишње или, најмање, двапут годишње како би се осигурало да се праксе и политике нису промениле. Побрините се да добијете свеже потписе и датуме тако да, ако се ревидирају, постоји јасан траг у вези са задњим верзијама.
Савети
-
Стандардне процедуре се често превиђају од стране малих предузећа, али су од виталног значаја за осигурање здравља пословања.
