Састанци се редовно одржавају у пословном свијету, а записници су службени документи који се користе за евидентирање подузетих радњи и донесених одлука. Пошто записници постају званични документи у очима компаније, било какве измене које треба извршити у записнику захтевају додатак. Када креирате додатак, морате знати када и како га доставити одбору за састанке и додати га службеним записницима, тако да не вршите те измјене по властитом нахођењу.
Припремите копије службених записника са задњег састанка, како би их сви који су присуствовали састанку могли прегледати.
Пренесите записник на следећем састанку. Уобичајено је да предсједавајући састанка започне са разматрањем записника са претходног састанка. Сви присутни морају прочитати записник и одобрити их пре него што крену даље. Ако неко има нешто да дода, промени или исправи, онда је ово право време да се то каже.
Запишите промјене у записнику. Промене можете да напишете директно на копију записника или да их уклоните на посебном листу папира.
Дозволите свим члановима састанка да се сложе око предложених измена записника, који ће бити изложени у додатку. Ако се сви слажу, онда можете да наставите са креирањем додатка записнику.
Направите додатак након завршетка састанка. Најбоље је направити додатак одмах након састанка, тако да су информације још увијек свјеже у вашем уму. Користите шаблон минута за писање у додатку информације.
Члановима групе за састанке шаљите званичне записнике са приложеним додатком иза њих. Можда не желите да сачекате следећи састанак да бисте то урадили, у случају да је то далеко у будућности. Умјесто тога, прослиједите електронску копију записника и додатка путем е-поште групи, и нека чланови знају да су њихове повратне информације или одобрење добродошли. Ако сви у групи одобре записник са додатком, онда то постаје ваш нови радни документ.
Донесите записник и додатак на ваш сљедећи састанак како бисте добили потпис предсједавајућег. Записник постаје званичан тек након што им се председник преда.
