Документовање акција предузетих током састанка омогућава да теме и одлуке од значаја буду запамћене у годинама које долазе. Све главне интеракције на састанку треба да буду забележене, укључујући и када се поднесу предлози - чак и ако предлог у коначници не успе.
Сврха записника састанка
Записник документује одлуке и расправе које су се одржале током састанка. Као писмени записник, записник такође може послужити као правна документација састанка. Било која врста састанака може да забележи минуте, од формалног корпоративног одбора директора до састанка особља организације на састанку заједнице о јавним политикама.
Записник о састанцима
Изузетна организациона, слушна и бележничка вештина добро познају записнике на састанку. Није све речено током састанка треба документовати; уместо тога, фокусирајте се на кључне тачке, као што су:
- Датум, време и место састанка
- Листа учесника
- Главне теме о којима се расправљало
- Направљени приједлози
- Одлуке које су финализиране
- Акције су завршене
- Све кораке који би требали бити донесени прије сљедећег састанка
Фаилед Мотионс
Када учесник састанка жели да представи нешто на разматрање, подноси се предлог. Обично се мора поднијети захтјев - што значи да се други учесник слаже да се питање треба размотрити - да се приједлог креће напријед и расправља. Ако предлог није уступљен, назива се а неуспели покрет. Међутим, чак и неуспели приједлог мора бити документиран у записнику. Напиши ко је поднео предлог, шта се у том поднеску састојао и што није успело. На пример, један начин снимања може изгледати овако:
- Кретање: Све рачунаре у библиотеци треба заменити новим и актуелним моделима. Захтев који је увео Билл Смитх. Захтев није додељен; мотион фаилед.
Захтеви који су упућени још увек могу бити неуспешни ако не носе довољно гласова. Након подношења приједлога и кретања напријед, учесници састанка расправљају о дотичном питању. Приједлог није успио ако већина гласача није за доношење тог питања. Ово би требало да буде забележено у записник као такав:
- Кретање: Све рачунаре у библиотеци треба заменити новим и актуелним моделима. Захтев који је увео Билл Смитх. Захтев подупрт Боб Јонес. Гласање је било 5-2 против; мотион фаилед.
