Када је задатак да организује административно одељење, најбоље је да се фокусира на најефикасније начине за побољшање ефикасности, минимизирање отпада и максимизирање индивидуалних талената административног особља. Иако ће се неки процеси разликовати у зависности од потреба врхунског менаџмента и величине ваше канцеларије, можете применити основне технике за лакшу и ефикаснију канцеларију.
Повећајте ефикасност. Имплементирати приступ који је усредоточен на перформансе. Организујте дневне и недељне задатке са фокусом на високе перформансе, а не на довршавање дугачких листа задатака.
Структура и интеграција најважнијих административних активности ваше канцеларије међу вишим особљем. Задатак старијег особља је управљање извештајима о трошковима и пружање административне подршке једном или више чланова управе, а не целокупној канцеларији.
Делегирајте административне задатке, као што су отварање поште, одговарање на телефоне и куцање, административном особљу на почетном нивоу, укључујући административне помоћнике, секретаре и приправнике.
Подупире активности које не доносе користи цијелој организацији.Избегавајте активности које не одговарају циљевима које је поставио руководеће особље. На пример, превазиђите праксу заказивања личних аранжмана у последњем тренутку или делегирајте задатак запосленом на нижем нивоу који може да преузме и испусти задатке без негативног утицаја на рад.
Имплементирати жељу управе за промјенама. Често је смањење броја запослених неопходна компонента за промену у административној канцеларији, посебно ако административно одељење не ради кохезивно у корист целокупне организације. Један пример је канцеларија пуна извршних асистената који раде индивидуално како би испунили захтеве врхунског руководећег кадра без обзира на организационе потребе.
Информације о платама за секретаре и административне асистенте
Секретари и административни асистенти су остварили средњу годишњу зараду од 38,730 долара у 2016. години, према подацима америчког Бироа за статистику рада. На нижим нивоима, секретари и административни асистенти зарадили су 25-постотну плату од 30,500 долара, што значи да је 75 посто зарадило више од тог износа. Плата од 75 процената је 48.680 долара, што значи да 25 одсто зарађује више. У 2016. години у САД је било запослено 3.990.400 људи као секретари и административни помоћници.
