Многи људи клецају када чују да морају да присуствују пословном састанку. Боје се да ће то бити губљење времена које почиње касно и не остварује ништа или ће њиме доминирати једна или двије особе. Ови уобичајени проблеми могу се избјећи кориштењем правилног етикета пословних састанака. Правила бонтона вам омогућавају да ефикасније водите састанак и да будете сигурни да је он продуктиван.
Дневни ред
Направите дневни ред прије састанка и подијелите га свима који су позвани да присуствују. То ће омогућити људима да одлуче да ли заиста треба да буду присутни на састанку. У супротном, неко би се могао појавити и открити да дневни ред није релевантан за њега или њу. Дневни ред је такође неутралан камен темељац да се састанак одржи фокусиран. Ако расправа почне да лута, можете рећи нешто попут: "Према дневном реду, требало би да говоримо о томе шта нам је потребно за увођење новог производа. Вратимо се на ту тему."
Распоред
Закажите довољно времена за састанак како би вам омогућили да постигнете ставке на дневном реду без тражења од учесника да направе превелику временску обавезу. Започните састанак одмах како бисте наградили људе који су се појавили на вријеме. Ако добијете навику да кренете касно, то ће наградити људе који се обично појављују неколико минута након одређеног времена почетка. Ако имате репутацију да почињете на време, људи ће научити да се појављују у право време да би избегли нелагодност у ходању када састанак већ почне.
Завршите састанак у одређено време. Ово показује поштовање према распоредима других људи, пошто су неки од ваших учесника можда заказали друге обавезе након састанка. Ако има недовршених послова, заказајте још један састанак.
Партиципатион
Охрабрите учешће свих у просторији и одржите сигурно окружење за улаз. Људи се можда плаше да проговоре ако верују да ће их један или два доминантна сарадника одмах срушити. Примијените правило "Само једна особа говори у исто вријеме" и строго је проводи. Ако неко покуша да прекине, каже: "Ово је Схерриино вријеме да проговори. Сјетите се, сви смо се сложили да нитко неће прекинути када нетко други говори." Ако неки полазници и даље нерадо дају свој допринос, покушајте са методом као што је обилазак просторије да бисте добили повратне информације сваке особе о дотичној теми. На тај начин, стидљива особа не мора да брине о проналажењу правог тренутка да проговори.
Закључак
На крају састанка, резимирајте оно о чему се разговарало и све одлуке које су донесене. Потврдите све радње, људе који треба да се носе са њима и рокове. Ово даје полазницима прилику да проговоре ако се не слажу са резимеом. Ако су сви на истој страници, користите сажетак да бисте креирали биљешке састанка и одмах их послали. Не би требало да излазе касније од дана након састанка.
