Како вријеме пролази, може бити теже пронаћи студенте који су дипломирали на скуповима или посебним догађајима везаним за школу. Средњошколска алумни асоцијација ће помоћи у пружању подршке појединим догађајима на додипломској настави држећи ажурирану листу свих дипломираних студената. Пре него што организујете специјалне догађаје и тражите донације или чланарину, потребна вам је асоцијација која се залаже за планирање и организовање алумни догађаја.
Обратите се средњошколцима који заврше средњу школу са којима сте још увек у контакту да бисте оформили интересну групу. Када једном договорите састанак са овом групом, нека сваки члан групе комуницира са колегама са којима су још увек у контакту у вези могућег придруживања групи.
Упознајте се са представницима школа да бисте сазнали да покрећете удружење бивших средњошколаца. Утврдите да ли је ово свеобухватна школска асоцијација за све разреде који дипломирају или појединачно удружење разреда. Затражите листу имена и адреса студената који су дипломирали у школским досијеима. Ово ће вам дати почетно мјесто за помоћ при креирању листе дипломираних студената и покретању базе података.
Нека сваки члан интересне групе узме неколико имена са листе дипломаца да би ажурирао контакт информације бивших студената. Нека свака особа из интересне групе пронађе чланове класе тако што ће ступити у контакт са другим колегама које још познају или са којима комуницирају на веб страницама друштвених медија или претражујући их на интернету. Ажурирајте листу бивших студената тренутним адресама е-поште, адресом улице или обоје.
Напишите писмо дипломантима бивших студената који објашњавају планове за стварање удружења бивших студената. Затражите од њих да доставе ажуриране контакт информације. Замолите заинтересоване да учествују у удружењу бивших студената да контактирају чланове интересне групе.
Успоставити дневни ред првог састанка алумни удружења. Дневни ред треба да укључи планове за развој организационе структуре удружења, као што су подзаконски акти, изјава о мисији, план акције, циљеви, именовања и избори официра за придруживање, и структуре финансирања, ако постоје.
Сазвати састанак заинтересованих за учешће у управном одбору или одбору удружења. Одлучите када ће се именовати и одржати избори и на гласачки механизам. Организовати одбор који ће бити одговоран за израду подзаконских аката организације, а друга група ће осмислити идеје за финансирање активности као што су волонтерске донације, годишњи доприноси или спонзорства.
Одржати изборе за службенике и формализовати правилнике организације.
Тражите од појединачних волонтера да учествују у одвојеним одборима за управљање комуникацијама у удружењима, активностима прикупљања средстава, прикупљањем такси, ако су успостављене, и догађајима поновног окупљања.
Одредите датуме за састанке одбора и координирајте предстојеће састанке одбора како би укључили ажуриране верзије одбора. На пример, планирајте следећи датум, време и место састанка руководства или одбора, и укључите на дневни ред презентацију одбора о структури предложених чланарина и предложите активности за прикупљање средстава за преглед и одобрење.
