Понекад је тешко наметнути ред и дисциплину на састанку удружења станара. Поготово ако се расправља о неким главним трошковима или промјени правила, можете се суочити с много различитих погледа и без стварног консензуса о путу напријед. Важно је придржавати се правилног састанка како би сви могли да се чују и да се одлуке могу донети ефикасно. Такође треба да прочитате правила ваше државе у вези са станарским удружењима, и обезбедите да се придржавате законске процедуре у вези вођења састанака.
Прикупити ставке дневног реда за дискусију од свих чланова одбора, како би се осигурало да се сва отворена питања рјешавају.
Напишите и проследите дневни ред пре самог састанка, заједно са записником са претходног састанка. То може бити најефикасније ако имате е-маил адресу сваког власника како бисте осигурали ефикасну дистрибуцију. Дневни ред треба јасно да одреди време и место састанка и тачно шта ће се расправљати. Требало би да садржи експлицитно наведене приједлоге о суштинском пословању.
Побрините се да имате секретарицу да узме записник на састанку. На овај начин, акције које су одобрене на састанку ће бити правилно евидентиране и могу се извршити.
Дозволите кратак период на почетку састанка за дружење, и попијте кафу или друга освежења. То омогућава власницима да се друже и стварају више кооперативну и пријатељску атмосферу.
Дајте састанак на ред уз изјаву да ће формални посао сада почети. Побрините се да имате сву пажњу пре него што пређете на посао који имате.
Одобрава записник са претходног састанка, било онако како је или са било којим амандманима које прихватају чланови.
Представите извештаје службеника који су неопходни, да обавесте власнике о свим акцијама предузетим у њихово име од последњег састанка.
Пређите на прву ставку посла. Наведите приједлог и затражите расправу. Чланови би требали бити препознати од стране предсједавајућег прије него што они проговоре. Овај систем осигурава да се дискусија не изроди у непродуктивно слободно за све, што се може догодити ако емоције извиру из одређеног проблема.
Покрените приједлог, било као први или измијењен расправом, а затим гласајте.
Осигурати да секретар састанка наведе тачан текст приједлога и исхода гласања прије него што се крене даље. Овај приједлог ће затим водити накнадне радње удружења по том питању.
Радите кроз сваки посао на овај начин.
