Потпуно поштовање подзаконских аката ваше корпорације значи да морате водити састанке одбора директора како прописују ти закони. Чланови имају контролу над активностима које одбор води на овим скуповима, али они имају много мање речи о томе како ће се састанци наставити. Записници са састанака, које судови тумаче као правне документе, толико су значајни да, како каже пословни консултант Цартер МцНамара, "… ако то није у записнику, то се није догодило."
Сазнајте шта се дешава на типичном састанку одбора директора тако што ћете прегледати узорак дневног реда у помоћи за управљање. Прилагодите овај програм како би одговарао култури и сврси ваше компаније. (хттп://манагементхелп.орг/боардс/минутес.хтм)
Именовати некога - обично секретарицу одбора - да води записник са састанка. Записник треба да садржи информације које је препоручио МцНамара: име компаније, датум и време састанка, који је сазвао састанак, судионике, поднесене захтеве, сукобе интереса који спречавају учесника да гласа, уздржан од гласања и разлоге који су дати, када састанак је завршио и ко је припремио записник.
Одлучите да ли је присутан кворум - најмањи број чланова који је потребан за акцију. Као што предлаже Чикаго Комитет правника за грађанска права према Приручнику закона, провјерите подзаконске акте како бисте сазнали колико је чланова неопходно за кворум. У већини корпорација, обична већина ће то учинити. На пример, одбор са десет чланова би имао кворум ако би их било шест.
Замолите председника одбора да позове састанак по налогу, као што је то случај у записнику из Управе за помоћ. Секретар би требао присуствовати позивом на имена чланова одбора који гласно одговоре ако су присутни.
Питајте да ли су чланови одбора прегледали записнике са претходног састанка и да ли су предложене измене. Затим питајте друге чланове да ли се слажу са промјенама. Обратите пажњу на споразум и неслагање. Затим гласајте о томе да ли треба извршити промјене. Ако већина гласа да, најавите да ће измјене бити сачињене и достављене свим члановима на одобрење на сљедећем састанку.
Замолите председнике одбора да извештавају о догађајима од последњег састанка. Обратите пажњу на то како се узорци које је МцНамара навео односе на чланове који описују састанке или догађаје којима су присуствовали.
Гласајте о предлозима чланова одбора да бисте извршили задатак. Примјери приједлога су унајмљивање консултанта за писање грантова, одобравање контролних листа и финансијских извјештаја, па чак и слање поклона запосленима који су болесни.
Нека чланови одбора известе о „новом послу“ или предстојећим догађајима. Да ли они присуствују конференцијама о којима би други учесници требали знати? Или, траже ли савјет о одређеном питању?
Прекидајте састанак и најавите време одлагања. Наведите датум, вријеме и локацију сљедећег састанка. Наведите да ли ће одбор наставити састанак на “извршној” сједници на којој чланови одбора који нису чланови одбора нису дозвољени.
