Контрола докумената се користи за повећање ефикасности одређене организације контролисањем верзија издатог документа. Ово осигурава да сви запослени имају праве верзије одређеног документа. ИСО стандарди су скуп међународних стандарда који помажу у стандардизацији процеса унутар предузећа и такође помажу тврткама да воде адекватне евиденције, наводи Интелек. Компаније морају да схвате који стандарди се примењују у њиховом конкретном бизнису и да користе мере контроле докумената како би се обезбедило поштовање ових стандарда.
Минимизинг Паперс
Контрола докумената често настоји да смањи или елиминише папирне документе тако да документи имају мањи утицај на животну средину и смањују трошкове компаније, наводи Интелек.
Лакоћа приступа
Једноставност приступа је такође важан аспект када се ради о контроли докумената. Компанијама ће бити лакше да ажурирају информације ако могу, на пример, лако приступити информацијама са Интернета.
Категоризација
Документи морају бити организовани у логичке категорије. Тиме се могу пронаћи одговарајући документи за дату ситуацију. Ови документи се често организују у категорије као што су политика, процедура, радна упутства и обрасци и записи, према 9000 Ворлд. ИСО захтијева да релевантни документи буду доступни када је то потребно.
Експертиза
Документи се морају детаљно преиспитати прије него што буду финализирани. У многим случајевима, ове документе треба прегледати више од једне особе, како у сврху надзора, тако и да би се осигурало да се грешке не постижу ако имате додатни пар очију како бисте ухватили грешке, према 9000 Ворлд. Циклус прегледа треба да укључи раднике који су укључени у одређене документе и менаџере који их надгледају, јер ће имати више стручности и моћи ће да разумеју грешке. ИСО захтева да документи буду одобрени за адекватност пре издавања.
Статус ревизије
ИСО стандарди захтијевају да се документи прегледају и ажурирају кад год је то потребно. Услови у одређеној компанији неизбежно ће се променити, а ажурирања се морају додати у документе када су логична. Статус ревизије мора бити стављен на документ, према 9000 Ворлд. Ови статуси укључују нацрт, преглед и одобрење. Застарјели документи које компанија чува из било којег разлога морају бити идентификовани као застарјели.
Читљивост
Документи морају увек бити читљиви и доступни онима којима су потребни, према 9000 Ворлд. ИСО захтева да се документи ажурирају када добију хабање или оштећење.
Дистрибуција
Не само да треба контролисати документе који потичу из компаније, већ и документе који потичу из земље, такође треба контролисати, према 9000 Ворлд. Многи документи, као што су корисничка документа за производе и машине у власништву компаније, морају бити јасно означени и дистрибуирани правим појединцима у компанији.
