Када је ваше предузеће позвано да одговори на захтев за понуду, потенцијални купац вас позива да пошаљете формални одговор у којем се наводи како ћете испунити уговор. Док се од потенцијалних понуђача често не захтева да званично одбацују такве позиве, увек треба да саопштите своје намере у писаној форми, као и преко незваничних канала.
Понудити или не понудити
Пре него што се компанија одлучи да одбије РФП, интерна ревизија РФП-а је разуман корак. Практични интерни разлози за одбијање укључују одређивање цијена пројекта, заказивање и недостатак стручности у вези са траженим услугама или производима. Међутим, спољашњи разлози ваше компаније за одбијање треба да се наведу дипломатски - могућност будућег пословног односа никада не треба занемарити.
Одговарајући званични и незванични одговори
Сваки процес РФП-а може имати јединствене захтеве како да званично одбије подношење предлога. На пример, неки РФП-ови укључују специфичан датум „без понуде“ - у таквим случајевима, треба да уложите све напоре да пренесете своју намеру да одбијете учешће у процесу предлагања до датума прописаног у РФП. Ово је посебно важан корак за исправно поступање ако сте првобитно затражили да ваша компанија буде укључена у РФП процес.
РФП треба да садржи списак особа које треба да контактирате у вези са одбијањем РФП-а, и треба да обавестите једног или више ових људи путем поште. Такође се препоручују неформалне методе комуникације као што су телефон и емаил. У интересу побољшања будућих пословних прилика, треба да покушате да кажете не грациозно - понекад се назива "не" том задатку док кажете "да" тој особи. Ово је паметан приступ када се одбацујете РФП.
