Многе компаније започињу своје пословање користећи ручни рачуноводствени систем. За већину предузетника, овај пут омогућава бизнису да почне са радом без потребе за великим улагањима за компјутеризовани рачуноводствени систем. Трошкови инсталирања компјутеризованог рачуноводственог система укључују куповину система, рад за инсталирање система и трошкове обуке за учење система. Ручни систем укључује писање сваке трансакције у рачуноводствену биљежницу и ручно израчунавање свих бројева. Много пута, предузеће препознаје потребу да се из ручног система претвори у компјутеризовани рачуноводствени систем.
Инсталирајте нови систем
Први корак у претварању из ручног рачуноводственог система у компјутеризовани рачуноводствени систем укључује инсталирање рачуноводственог система на компјутер компаније. Власник бизниса разматра различите софтверске пакете како би утврдио који је задовољен његовим пословним потребама и купује тај софтвер. Власник преузима софтвер на рачунар на којем ће се обављати рачуноводствени послови.
Финализирање података у ручном систему
Други корак за конверзију захтева од власника предузећа да финализира податке. Када се компјутеризовани систем учита на рачунар, власник треба да финализира све податке садржане у ручном систему. Власник осигурава да се све трансакције појављују у рачуноводственим евиденцијама и да су сви прорачуни исправни. Она може изабрати да ангажује рачуноводствену фирму за ревизију финансијских евиденција.
Пренос стања на нови систем
Са коначним бројевима рачуна евидентираним у ручном систему, власник може пренијети завршне биланце на компјутеризирани систем. Власник поставља сваки рачун у компјутеризованом систему уносом имена рачуна, врсте рачуна и почетног стања. Након уноса сваког баланса, власник треба да упореди равнотеже са билансима ручног система да би проверио да ли су сви подаци тачно унети у систем.
Покрените паралелне системе
Четврти корак захтева од власника да користи привремени временски период и ручни систем и компјутеризовани систем. Ово омогућава власнику да осигура да нови систем ради како се очекује.
Дисцонтинуе Мануал Систем
На крају пробног периода, власник прекида ручни систем. Власник треба да се фокусира на коришћење компјутеризованог рачуноводственог система. Сви записи из ручног система могу се паковати и складиштити.
