Организације не могу прихватити сваки приједлог који добију, те стога морају писати писма како би обавијестили пословне субјекте да одбијају њихове приједлоге. Ово се често рјешава путем е-поште. Компанија која одбија предлоге креира писмо и шаље га одговарајућим фирмама. Сваки пут када компанија напише писмо о одбијању, мора размотрити неколико кључних тачака, укључујући чување дипломатских, искрених и кратких писама.
Користите линију предмета. Када пишете е-маил, постоји могућност попуњавања теме на линији предмета. Приликом писања писма о одбијању приједлога, користите линију предмета како бисте особу обавијестили о томе у коју е-пошту се ради. Не мора да садржи речи „Одбијање предлога“, али може да наведе нешто попут „У одговору на ваш предлог“.
Нека форматирање буде једноставно. Немојте користити фанци типове фонтова или било који тип посебног форматирања. Користите стандардно обликовање које већина е-порука има и држите речи у равни са левом маргином.
Адреса е-поште. Започните емаил тако што ћете га послати контакт особи која је написала оригинални предлог. Ако не постоји конкретна контакт особа наведена у приједлогу, обратите се одјелу за људске ресурсе компаније.
Наведите сврху е-поште. Будите јасни, директни и дипломатски када започнете писмо. Обавестите читаоца да пишете ово писмо да бисте га нажалост обавестили да ваша компанија одбија предлог који је поднео он или његова компанија. Обавезно наведите назив своје компаније и сврху изворног приједлога.
Укључите разлог. Писмо одбијања треба да буде искрено и искрено. Због тога већина предузећа укључује разлог који објашњава зашто они одбијају приједлог. Разлози за одбијање предлога су различити, али су обично повезани са трошковима.
Понудите читаоцу позитивне жеље.Обавестите читаоца да му ви и његов посао пожелите добро у будућности и позовите га да понуди предлоге за будуће пројекте које ваша компанија може имати.
Потпиши писмо. На крају поруке е-поште потпишите писмо „С поштовањем“, а затим име и наслов.
Савети
-
Увијек будите сигурни да ћете коригирати пословна писма прије него што их пошаљете. Не говорите негативно о компанији, већ покушајте да писмо буде позитивно.
