Писање писма за одбијање формалног позива може бити тешко. Неопходно је одговорити тако да особа или посао који вас позове зна да вас не очекују. Изазов долази с писањем писма на такав начин да се не вријеђа или налаже другој страни да мисли да само покушаваш изаћи из њиховог догађаја. Пажљиво формулисање и оштро око према детаљима ће осигурати да прималац прими поруку у духу намјере.
Започните писмо одбијања са поздравом. Одлучите како желите да адресирате примаоца. Ако је ово стварно формално и немате свакодневни однос са особом, обратите му се као "господин" или "Мрс." Прво име користите само у формалном писму ако сте сигурни да је то прихватљиво.
Буди искрен буди искрена. Немојте измишљати екстравагантне приче које објашњавају зашто не можете присуствовати. Реците истину на најсажетији могући начин. Објасните у реченици или два разлог зашто нећете бити присутни. Користите речи као што су "на жалост" или "на жалост" да бисте назначили да желите да ситуација буде другачија.
Изразите своју захвалност за позивницу. Хвала приматељу на размишљању о вама. Ово ће осигурати да не будете трајно уклоњени са листе за будуће догађаје.
Затворите своје писмо изражавајући најбоље жеље примаоцу. Дајте му до знања да се надате да ће његов догађај проћи добро.
Затворите писмо са "С поштовањем" или једноставно поново захвалите примаоцу. Потпишите своје име пером. Ово показује да сте ви лично узео време на писму. Одштампано име је превише опште и може довести до тога да домаћин мисли да сте презаузети да бисте одвојили време да бисте правилно одговорили на његов позив.
Прочитајте писмо наглас. Уверите се да има тон који желите да изразите. Направите све измене и пошаљите писмо.
Упозорење
Искреност је најбоља политика у одбијању позива. Не желиш да те ухвате у лаж која би могла прекинути добар пословни однос.
