Ваша способност да ефикасно комуницирате директно ће утицати на ваш успех на послу. Важно је да знате како писати и слати кореспонденцију која је концизна и разумљива. Пословни меморандум је кратак документ који се односи на одређену групу људи и фокусира се на одређену сврху. Добро написан меморандум ће вам помоћи да ефикасно комуницирате и постигнете резултате. Поред тога што је правилно написано, од суштинског је значаја да се уверите да је ваш допис правилно послат, људима који треба да га прочитају највише.
Црафтинг Иоур Мемо
Размислите о својој публици. Пре него што почнете да састављате свој допис, размотрите ниво образовања и искуство људи са којима комуницирате. Имајте на уму и потребе својих прималаца. Неким појединцима ће можда требати детаљнија упутства и специфичне, утврђене смјернице, док ће другима бити пружена врло опћенита информација, а затим ће сами преузети иницијативу.
Користите исправно форматирање заглавља. У линији "Датум" користите стандардне скраћенице. За "То" треба да наведете сваку особу која ће примити допис по имену. Не користите надимке. Користите име и презиме и ставите их редом по абецедном реду или позицијом унутар компаније. За линију "Од", користите име и презиме, као и одељење у којем се налазите, ако је то могуће.
Изаберите линију теме која је специфична и информативна. Често људи шаљу дописе са темама које су нејасне и опште. Специфичан и концизан ће дати примаоцима далеко бољу идеју о томе шта се спомиње. На пример, општа тема би читала "Састанак", али би одређена тема могла да каже: "Представљање продајног тима за састанак у петак."
Отвори са специфичностима. Не губите време са ћаскањем или позадином. Први део ваше белешке треба да каже тачно шта вам је потребно. Користећи горе наведени пример презентације продајног тима, можете отворити са: "На састанку у петак, продајни тим ће представити слајд шоу са подацима о приходима и рачунима за први квартал."
Напишите свој допис, избјегавајући пасивни глас. Белешка је направљена за размену информација и тражење помоћи, тако да морате да користите активан глас. У граматици и писању, активни глас значи да је субјекат реченице активан - ради или је нешто - умјесто да им се друге ствари догоде. Активни глас би гласио као: "Продајни тим ће представити пројекцију слајдова." Пасивни приступ би се формулисао на следећи начин: "Желимо да продајни тим размотри презентацију слајдова."
Напишите закључак. Ваш закључак не мора да буде компликован, али треба да сумира кључне тачке на које се упућује у самом допису.
Уредите свој рад. Неколико ствари је толико неугодно као што је слање пословног дописа и након тога схватање да сте оставили огромну погрешну правицу у самом средишту. Прочитајте свој допис пре него што га пошаљете, а поред корекција, уклоните непотребне речи. Сачувајте свој меморандум.
Сенд Иоур Мемо
Пошаљите свој допис. Ако га шаљете путем меусобне поште, побрините се да свака особа на коју се односи допис добије своју копију. Нико не би требало да подели меморандум са типом у следећој кабини.
Користите е-пошту ако је то опција. Е-маил мемо треба да буде послат свима у исто време, али можда желите да копирате неке од прималаца. Ако шаљете вашу белешку, ставите тему белешке у наслов теме е-поруке. Не користите слатке или шарене фонтове, слике или друге додатке за е-пошту.
Наставите након што пошаљете свој допис. Ако постоји рок наведен у допису, обавезно проверите касније са примаоцима.
Савети
-
Уверите се да ваша белешка следи било које смернице компаније у вези са ознакама, размацима од параграфа итд.
Упозорење
Ако користите е-пошту за слање дописа, провјерите прије него притиснете типку "Пошаљи". Желите да будете опрезни у погледу тога ко прима приватне или поверљиве информације путем е-поште.
