Предузећа, појединачни извођачи и непрофитне организације граде изјаве о политици како би изразиле смјернице које уређују извршење и учешће у њиховим услугама. Ове политике успостављају протоколе и постављају параметре на које се морају придржавати сви који склапају уговор или посећују локацију. Израда ових политика почиње са инпутом свих организационих ентитета, поред успостављања директне корелације са циљевима компаније. За писце политике, истраживање, припрема и одлуке о форматима и дистрибуцији доминирају главнином процеса писања протокола.
Припремите се за писање. Прикупите материјал за снимање, осигурајте одређени рачунар или програм за обраду текста и изаберите простор за вођење већине писања. Поред тога, изаберите примарни језик политике или протокола, узимајући у обзир стил писања и типове фонтова за документ политике.
Спровести састанак са кључним особљем за унос података о креирању нове политике или документа. На пример, параметри политике физичке безбедности захтевају да и представник људских ресурса и безбедносно особље дају своја мишљења о захтевима политике. Прикупите записнике са састанака за израду политика или протокола из прикупљених информација.
Процените компанију или мисију службе. Користите језик и примену мисије компаније као водич за општи тон политике или протокола. На примјер, понављање пажљивог планирања и извјештавања има значајну важност за креаторе политике унутар заједнице за индустријску сигурност.
Истражите публику. Обрачунајте број клијената, извођача или запослених који чине примарну публику за документ политике. Идентификујте радну или пословну локацију ових појединаца како бисте одредили захтјеве локације и дистрибуције. Поред тога, прегледајте описе радних места запослених и уговоре за могуће укључивање у документ политике.
Прегледајте физички изглед радног места или пословног простора. Документујте димензије, постојеће саобраћајне путеве и посебне области, као што су тоалети и салони за запослене, за употребу у креирању еколошког и безбедносног дела протокола. Контактирати спољне агенције, као што је локална ватрогасна служба или организација за заштиту на раду, како би се утврдили захтјеви као што су ограничења максималног капацитета и обавезни уређаји за заштиту од пожара.
Прегледајте постојеће документе компаније. Прикупите сва постојећа писма о политици компаније, претходне приручнике протокола и документе везане за услуге за употребу у изради новог документа о политици и процедури. Идентификујте застареле информације и по потреби ажурирајте битне податке. За обрасце који захтевају званичне потписе, пронађите оригиналног потписника или одговарајућу замену или замену. Правилно одлагати застарјеле податке који још увијек могу садржавати осјетљиве информације.
Безбедност и употреба производа за истраживање. Дистрибутери производа, трговци на мало или произвођачи морају истражити правилну употребу и мјере сигурности проданог или произведеног производа. Додајте ову информацију у процедурални одељак приручника о политикама услуга док представљате податке о безбедности и хитним случајевима. Додајте податке о безбедном руковању и одлагању за предмете који постоје као опасни материјали или их садрже.
Креирајте више формата. Књиге и електронске верзије политике или протокола пружају погодност публици документа. Документи о електронској политици омогућавају читатељима да прегледају полисе са више локација. Поред тога, формат књиге или штампане копије обезбеђује физичку верзију за брзи преглед када је то потребно.
