Ако сте довољно сретни да имате више добављача који се натјечу за ваше пословање, позивајући вас на скупи ручак и захваљујући поклонима, чувајте се. Наизглед пријатељски гестови попут ових могу прећи линију етике у набавци утичући на ваше одлуке о куповини. Чак и ако нисте под утицајем, само појава неприкладности може да повреди вашу и репутацију компаније.
Етичка питања у набавци
Институт за менаџмент набавке је усвојио три принципа за менаџере набавке и запослене да запамте у свом раду:
- Одржавајте интегритет у својим одлукама и поступцима.
- Увек тежите најбољој вредности за свог послодавца.
- Останите лојални својој професији.
Из ових принципа, ИСМ је осмислио стандарде за професионалце који купују да би били сигурни да одржавају високу етику у набавци. Ови стандарди укључују правилно поступање са добављачима и не дозвољавају да добављачи утичу на ваше одлуке. Други стандард је уздржавање од склапања споразума који гарантују реципрочни аранжман или онај који би могао бити у супротности са интересима вашег послодавца.
Примери неетичког понашања
Наравно, желите промовисати добре односе са својим добављачима и потенцијалним добављачима. Међутим, чак и наизглед безопасни поступци могу послужити као примјери неетичког понашања у набавци.
Пример: Свако мора да једе, па каква је штета у ручку са потенцијалним продавцем да разговара о специфичностима?
Прво, можете постати превише пријатељски, до те мере да желите да послујете са овим продавцем чак и ако његове цене и услови нису најповољнији. Он је тако диван да си склон да га узмеш на реч када описује термине испоруке који се чине превише добри да би били истинити. Друго, осим ако не ручате са сваким продавцем који вам прилази, показујете фаворизирање.
Пример: Потенцијални продавац нуди вам најниже цене инвентара које ваша компанија редовно користи. У замену, ви се слажете да ћете их претходно обавестити када ће остале испоруке бити на располагању.
Можда вам се чини да је ова ситуација безопасна, јер ћете и даље нудити прилику другим понуђачима да понуде, а планирате да све понуде размотрите поштено. Али, дајући унапријед обавештење од једног продавца, дајете им неправедну предност да имају више времена да припреме своју понуду и да добију своју понуду за вас пре других добављача. Можда ће то променити оно што би њихова понуда била ако би имало мање времена; можда неће. Али није фер да се једном продавцу пружи предност било које врсте у односу на друге.
Пример: Продавац коме сте недавно додијелили уговор послала је поклон захвалности за вашу омиљену ракију, улазнице за спортску игру или малу кафану поклон картица. Пошто је то поклон захвалности, то није утицало на вашу одлуку, па га прихватате.
Постоје бројна етичка питања у вези са прихватањем поклона, чак и оних са малим доларским вредностима. Истина, то није утицало на вашу одлуку ако сте први пут користили овог продавца. Али ако одлучите да их поново користите, како знате да нисте под утицајем њиховог замишљеног поклона? Другима у индустрији ће се чинити да сте можда били под утицајем. У сваком случају, постаћете познати по томе што прихваћате поклоне, што погоршава вашу репутацију и вашу компанију јер сте њихов агент за куповину.
Једно питање које треба да поставите себи у свим одлукама о набавци је: Да ли ова акција има користи од моје компаније? Поклони помажу вама, а не вашој компанији. Чак и да је поклон био за компанију, боли је него да помаже компанији лошу репутацију.
Обезбеђивање високе етике у набавци
Ако сте власник компаније или менаџер набавке, постоје кораци које можете предузети да бисте осигурали да ваша компанија одржава етику у набавци.
- Објасните етички кодекс компаније са специфичностима за одељење набавке.
- Обучите све запослене у куповини о овој етици, дајући примере етичких и неетичких акција. Ово је идеално место за продавца улога и акције куповине.
- Дозволите запосленима да знају да ће менаџмент прегледати уговоре о набавкама, као и да ће се обавити и ненајављене ревизије. Будите сигурни да ћете се придржавати оба, тако да ће се позиција компаније о етичким питањима у куповини разумјети и слиједити сви.
