Пословна писма се често закључују укључивањем референтних иницијала. Ови иницијали служе као референца за писца писма, потписника и дактилографа. Многе компаније захтевају употребу референтних иницијала на свим пословним писмима; други не.
Постављање
Последњи део пословног писма посвећен је референтним иницијалима. Ови иницијали се увек постављају на дно слова, два реда испод блока потписа и поравнавају се са левом маргином. Може постојати један или више скупова референтних иницијала.
Детаљи
Ове скраћенице се користе за референтне сврхе, тако да је разумијевање редослиједа иницијала важно читатељу писма; може бити један, два или три сета иницијала. Потписник иницијала слова се поставља прво, свим великим словима, а затим следи или црта (/) или двоточка (:). Након тога, пишу се иницијали писца, поново великим словима, затим косе црте или колона. Иницијали дактилографа се увек постављају последњи и треба да буду мала слова.
Сврха
Референтни иницијали се користе као начин снимања који је написао потписан и куцао документ. Ови иницијали омогућавају предузећима да истраже питања везана за писма која је компанија послала. Ако дође до неспоразума у писму, читалац може да открије да се особа која пише писмо разликује од особе која га је потписала; писац је можда пропустио важне елементе које је потписник писма тражио у документу.
Елементи пословних писама
Када компанија пише пословно писмо, она укључује одређене стандардне елементе. Већина компанија пише пословна писма на папиру. Дактилограф пише датум, адресу примаоца и поздрав. После тога, дактилограф пише тело слова, затвара и укључује блок потписа; референтни иницијали се сматрају дијелом блока потписа. Остали елементи који су често укључени у пословна писма су референтна линија, која наводи сврху писма или оно што је у вези, или линија пажње која осигурава да документ стигне до тачне особе.
