Писање фактуре за одрађене сате, или за одређену услугу пружену другом предузећу или појединцу, захтијева нешто другачији приступ од оног који се користи за продају опипљивог производа. Уместо прикупљања утврђене малопродајне или велепродајне цене, наплаћујете или за радно време по договореној цени, или за одређену услугу која се обавља за договорену цену. Фактурисање за пружене услуге захтева пажњу према детаљима.
Комуницирајте са својим клијентима када и како ћете их фактурисати за свој посао. Ако фактуришете део унапред пре почетка пројекта, морате обавестити своје клијенте. Ако наплаћујете радове у току, а не чекате завршетак уговора, побрините се да се ваш клијент слаже. Многе фирме издају рачуне електронским путем. Нека ваши клијенти знају да ће примати рачуне послате е-поштом само да их не случајно избришу.
Држите добре записе. Саставите евиденцију о датумима и радним сатима и природи пружених услуга. Прегледајте уговор о пројекту или уговор о услугама да бисте освежили памћење о одређеним условима. Проверите име и адресу. Укључите референтни број клијента за наплату, ако постоји.Укључите свој референтни број датотеке, ако је примјењиво.
Користите једноставан формат. Ово чини процес фактурисања ефикаснијим. Такође можете да користите софтверски програм за стандардизацију формата фактуре. Ваша фактура треба да садржи поља за референтне бројеве фактура, датум фактурисања, назив и адресу предузећа и име службеника за уговарање коме је фактура послата. Оставите довољно простора за набрајање услуга које се пружају заједно са важећим кодовима пројекта или производа.
Наведите износ фактуре. Сати могу бити стварни сати услуге које сте пружили по договореној сатници или специфичне услуге које сте дали за износ фактуре. На пример, ако градите веранду, можда сте направили план, одабрали дрвну грађу и поставили основу за оквир током једног обрачунског периода. Можете да наведете активности и наведете један износ рачуна. Или, можете да наведете сваку активност одвојено, да наведете радно време за сваку од њих, а затим да израчунате износ фактуре множењем радних сати и сатнице.
Укључите пратећу документацију када је то потребно. На пример, ако сте морали да користите курирске услуге или услуге умножавања да бисте довршили задатке, приложите копије рачуна.
