Рачуноводство за инвентар горива захтијева функционалну методу волуметријског мјерења, како приликом пријема, тако и приликом издавања горива. Еколошки фактори могу узроковати недостатак инвентара; на пример, при високим температурама, неки од горива у непритиснутим резервоарима могу испарити и стога бити недоступни за мерење запремине течности, или чак и побећи када је посуда отворена за ручно мерење. Алтернативно, хладно време може да изазове контракцију запремине течног горива. Превенција крађе иако је употреба механизама за закључавање такође важна за одржавање тачног инвентара горива.
Бележите трансакције горива у дневнику. Компаније са вишеструким локацијама треба да имају дневник за сваку локацију за дозирање, који се периодично ажурира административним особљем локације. Возачи компанија треба да воде лични дневник трансакција горива. Заједничка возила треба да имају свој властити дневник, поред независних дневника возача, тако да се два скупа података касније могу референцирати. Евиденција о возилу и возачу треба да укључи и пређени пут сваки дан да би се пратила ефикасност горива.
Периодично комбинујте податке из дневника у компјутерску табелу да бисте добили већу слику о коришћењу организационог горива. Компаније које имају складишта горива могу користити податке из дневника како би одредили колико горива остаје на залихама.
Ручно провјерите и забиљежите стварно складиштено гориво у складишту периодично користећи механичке индикаторе и ручну дозу. Упоређивање стварног залиха горива при руци са проценом табеларних табела може упозорити компанију на неисправну опрему или крађу пумпе. Према Цантест Солутионс Инц., испаравање горива не би требало да резултира у више од 0,125% одступања у мерењу чак иу просечном љетњем дану. Неусаглашеност значајно већа од оне која указује на проблем.
Закључајте пумпе и поклопце гаса увек када се не користе. Ово спречава скупљање инвентара услед крађе.
Упоредите податке од једног месеца до другог користећи податке из дневника и табела. Успоређивање података може открити трендове у погледу потрошње горива, а може чак и бити користан показатељ за одржавање возила, јер ће евиденција пратити потрошњу горива сваког возила.
Савети
-
Креирање више табела на основу података из дневника може омогућити рачуноводственом особљу да прати различите факторе релевантне за пословање. Нека предузећа, попут бензинске пумпе, могу бити задовољна тиме што биљеже једноставна извјешћа о потрошњи горива и горива, док пословни субјекти који користе возила флоте могу добити користан увид из сложенијег вођења евиденције и извјештавања.
Упозорење
Важно је да се повремено ручно очитавају, посебно када се управљају подземним резервоарима горива. Механизовани уређаји за читање могу бити неуспјешни, а цистерне могу процурити, што значи да једноставни тест волумена с либелом за мјерење шипке може ухватити проблем прије него што почне снијег у нешто озбиљније.
