Рачуни за плаћање рачуна су важни документи за појединца или твртку. У идеалном случају, ваше предузеће треба да имплементира систем за складиштење или архивирање који омогућава власницима и другом особљу да преузму рачуне и записе о имовини и рачунима када је то потребно. Иако ваше предузеће не мора стално да води евиденцију о својим обавезама према рачунима, требало би да их чува најмање 10 година.
Деценија записа
Колико дуго треба да чувате пословне записе у датотеци зависи од акције, трошкова или догађаја који документ бележи, према служби за интерне приходе. Документи који се односе на трансакције и плаћања морају се чувати најмање 10 година, према Финанциал Вебу. Такви документи укључују банкарске извештаје, уговоре, обавезе према добављачима и евиденцију потраживања и отказане чекове.
Ефективне рекордне стене
Основни разлог за вођење евиденције о плаћању рачуна је ако неко има питање о продаји или старом уговору. У таквим случајевима, морате бити у могућности да лоцирате ставке које се односе на продају или уговор на време. Имати приступ евиденцији о плаћању рачуна је такође важан у случају да клијент или запосленик туже ваш посао.
Задржи ИРС Хаппи
ИРС предлаже задржавање записа који подржавају ставку прихода или одбитака на пореску пријаву док се не истекне ограничење за тај повратак, што је временски период у којем можете измијенити порезну пријаву како бисте потраживали кредит или поврат новца. То значи да морате имати на располагању евиденцију о обавезама према рачунима, тако да можете документирати добит или губитак на продаји или отуђењу средства за вријеме у којем средство остаје у употреби. Након тога, морате чувати све записе и рачуне који се односе на имовину за још три године, наводи КБаланце.цом.
Море Тхан Рецордккеепинг
Да бисте максимално повећали простор и смањили могући губитак записа од пожара, крађе или уништења, ваш посао можда жели да иде без папира. Преношењем евиденције о обавезама према рачунима у електронски систем архивирања, ваше предузеће може смањити административне трошкове и време особља. Програми су доступни онлине и локално у канцеларијским продавницама. Такса се примењује и веома варира у зависности од програма. Системи аутоматизованих обавеза према добављачима често пружају електронско фактурисање, услуге плаћања и онлине праћење / извештавање.
