Када управљате пројектом или тимом, на крају ћете морати да купите производе или услуге од стране вањске компаније. Фирме имају протоколе који детаљно наводе одређене износе у доларима које запослени могу да овласте у име компаније. Ако је куповина коју желите да направите виша од наведеног прага, надзорник мора одобрити куповину. У тим случајевима, предлог за куповину се користи да би се оправдала потреба за куповином, посебно када ће трошкови бити велики или ће утицати на значајан део пословања.
Направите табелу поређења. Табела треба да наводи сваког провајдера робе или услуге коју тражите и да садржи релевантне атрибуте који се односе на понуду. На пример, ако тражите добављача да обезбеди активности изградње тима за особље, категорије ће укључивати: Име компаније, локацију, опције активности, опције по цени, укључено особље, прошле клијенте и препоруке / референце. Укључите што је могуће више атрибута "на први поглед". Ово ће учинити податке лако прегледним.
Урадите своје истраживање. Саставите листу од три до пет продаваца који снабдевају добром или услугом коју тражите. Укључивање више понуђача у ваш приједлог указује на дужну пажњу и помаже вашем менаџеру да брзо схвати ваше мишљење. Од сваког добављача набавите писани цитат и попуните табелу упоређивања са њиховим подацима. Планирајте у складу с тим, будући да неки добављачи захтијевају вријеме за испоруку понуда. Добијте обавезу од вашег добављача да контактирате када ћете примити писани цитат. Коначно, питајте продавца за референце од фирми са којима су пословали и које су сличне вашим.
Позовите референце произвођача. Сви други атрибути, као што су цена и услуга, могу се сматрати једнакима, али неће сви добављачи бити прикладни за вашу фирму. Продавац може имати прави производ, али га не може поуздано испоручити на вријеме. Продавци услуга можда немају искуства са вашом врстом фирме, али добро раде са другим врстама. Референце ће вам помоћи да се заштитите од ове врсте проблема и ојачате ваљаност вашег предлога.
Донети одлуку. Упоредите продавце на основу атрибута које сте дефинисали, референци и писаних цитата. Поделите своје налазе са колегом чије мишљење оцењујете и тражите њен допринос. Останите објективни и изаберите продавца са највећом вредношћу за компанију.
Направите белешку. Обратите писмо доносиоцу одлуке о куповини. Напишите кратку изјаву о својој намјери да купите и јасно наведите зашто је куповина неопходна и које ће користи имати за фирму. Ако можете израчунати поврат улагања, обавезно укључите те детаље у допис. Такође укључите истраживање које сте спровели, образложење ваше одлуке и припадајуће краткорочне и дугорочне трошкове куповине.
Доставите допис свом надређеном. Укључите предлоге добављача и табелу поређења као прилоге. Закажите састанак са вашим надређеним како бисте детаљно разговарали о куповини. Покушајте предвидјети питања која ће ваш супервизор имати и доћи на заказани састанак са снажним, сигурним одговорима.
Савети
-
Одвојите текуће трошкове и трошкове постављања на табели упоређивања.
