Послодавац је одговоран за одржавање и чување кадровске евиденције запослених за одређене периоде. Врста евиденције о особљу која се води у досијеу одређује колико времена треба да се чува. Све кадровске евиденције треба да се чувају на сигурном, али лако доступном месту.
Годину дана
Постоје неке кадровске евиденције које се морају чувати најмање годину дана након што запосленик напусти компанију. То укључује све евиденције о акцијама запошљавања, као што су промоције, трансфери и престанак радног односа, као и било какви тестови прије запошљавања, евиденције жалби и правне радње.
Две или три године
Свака евиденција везана за плату, као што су зараде, временске картице, распореди и стопе плата, треба да се чува две године након престанка радног односа. Стварне евиденције плата треба да се чувају три године након отпуштања запосленог. Сва папирологија везана за Закон о породичном и медицинском одсуству треба да се чува и три године.
Пет година
Према Управи за безбедност и здравље на раду, све информације, укључујући и сажетак детаља, које се односе на повреду на раду или болест, треба чувати пет година. Међутим, сваки медицински преглед који је законом прописан због повреде на раду или болести, треба да се чува 30 година.
