У књизи "Чување књига: основно вођење евиденције и рачуноводство за успјешно мало предузеће, седмо издање", Линда Пинсон дефинира обавезе према добављачима као оне које друштво дугује повериоцима за купљену робу или пружене услуге. Посвећени тим за плаћање рачуна користи стандардне сетове процедура обраде.Те процедуре минимизирају опште трошкове док максимизирају односе са добављачима.
Значај
Превара, проневјера и грешке у обради могу уништити посао. Од пресудне је важности да се спроведу процедуре контроле за ублажавање таквог ризика. Неке заједничке и ефикасне контроле укључују: раздвајање дужности ради ублажавања ризика од проневере; формалне функције набавке и смјернице за ублажавање ризика од проневјере, лажних фактура и грешака; праг за износ другог долара потписника за ублажавање ризика од проневере и грешака; и систематску валидацију броја фактура како би се ублажио ризик од дуплирања грешака у плаћању.
Вендорс
Кредитори се додају у базу података компаније као продавци. Овај задатак је генерално додијељен службенику или финансијском службенику који се не може исплатити.
Да би се осигурало да се исплате генеришу благовремено, добављачима се препоручује да раде са тимом за плаћање рачуна како би ријешили проблеме са фактурисањем. Контактирање агента за куповину или одјела за наручивање ће додати кашњења у проналажењу или рјешавању неплаћених или дјеломично плаћених фактура.
Фунцтион
Продавцима се налаже да шаљу фактуре директно у одељење за плаћање рачуна. Фактура је означена временом и сат за обраду почиње. Ако је налог за куповину генерисан за набавку робе или услуга, фактура се усклађује са наруџбеницом и доказом о пријему. Мари С. Сцхаеффер расправља о овом процесу "три пута у складу" у књизи "Рачуни који се плаћају: водич за вођење ефикасног одјела".
Ако је куповина извршена без наруџбенице, она мора испунити смернице компаније. Ако су смјернице испуњене, фактура се просљеђује одјелу за наручивање на одобрење и одговарајуће кодирање.
Процедуре исплате
Аналитичар који плаћа рачуне је овлашћен да генерише плаћања. Аналитичар марљиво ради на благовременој обради фактура како би се осигурало да се одмах плаћају и да се узимају попусти када је то могуће. Оба ова циља резултирају могућностима контроле трошкова режија. Ово је посебно важно тамо гдје се владине агенције кажњавају за одложене исплате.
Електронска плаћања су још један алат за уштеду трошкова. Ово смањује трошкове папира и минимизира проневјере или проневјере. Ако је потребно издати дјелимичну уплату или одбити плаћање, аналитичар документира и објашњава околности.
Интерна ревизија
Аналитичар који плаћа рачуне осигурава да се исплате исплаћују у складу са политиком компаније. Тим интерне ревизије компаније селективно ће прегледати резултате рада аналитичара тако што ће затражити документацију за одабрану групу фактура. Ревизор прегледава документацију како би осигурао да су контролне процедуре успостављене и да се правилно поштују. Недовољне процедуре контроле доводе до неочекиваних губитака. Потребно је додатно вријеме и трошкови за поврат тих губитака.
