Рецепционери су обично први људи које видите када уђете у канцеларију, што их чини важним представницима компанија за које раде и других професионалаца у канцеларији. Посматрање пословне етикете је главни дио посла рецепционара, али различита и промјењива мишљења о томе што чини добро понашање отежавају рецепционару или супервизору да одреди одговарајуће понашање.
Значај
Важност рецепционара као особе која даје први утисак позиватељима и посјетиоцима тешко је преувеличати. Рецепционарка са лошим манирима поставља негативан тон прије састанка и не успијева потакнути повјерење у потенцијалне клијенте. С друге стране, рецепционарка која прати пословну етику даје снажан осећај професионализма и ефикасности. Ово не само да побољшава имиџ компаније према странцима, већ помаже и другим радницима да се осећају као да је њихова канцеларија професионално место за рад.
Врсте
Рецепционери представљају своје послодавце на различите начине. Одговарање на телефонске позиве и поздрављање посетилаца су две најчешће обавезе рецепционара, а обе захтевају правилну етикету. Политика компаније може захтевати од рецепционара да користе предефинисану телефонску скрипту када примају позиве и контактирају различите типове клијената. У другим случајевима, рецепционарима је дозвољено да користе сопствену дискрецију у руковању сваком интеракцијом са другачијим, иако одговарајућим, нивоом формалности и професионализма. Појединци који раде у канцеларији понекад преносе додатна правила рецепционару, као што су када и како их рецепционар може контактирати.
обука
Док неке канцеларије захтевају од рецепционара да држе средњу школу или факултет, велики део тренерске обуке на рецепцији одвија се на послу. Рецепционари би могли да почну да раде у канцеларији са позицијом која не захтева интеракцију, као што је посао за унос података или помоћник у канцеларији. Пажња према политикама компаније и начину понашања рецепционара може да квалификује нове запослене за први положај рецепционара, што ће генерисати искуство које може бити корисно у обављању других послова рецепционара.
Разматрања
Свака индустрија и уред има своја правила за рецепционарску етикету. Неке канцеларије захтевају формални начин облачења и говора. Други намећу неформалнију врсту етикете како би се клијенти осјећали опуштено и добродошли. Комуникација између новог рецепционара и супервизора је неопходна како би сви знали шта се очекује. Као рецепционарка, ако нисте сигурни у етикету за одређену ситуацију, љубазно се извините и замолите надзорника или старијег рецепционара како треба да реагујете.
Савети
Иако је свака канцеларија другачија, рецепционери и даље могу имати користи од неких истих савета. Мултитаскинг је од суштинског значаја за добро обављање посла, али када неко уђе у канцеларију важно је да јој посветите пуну пажњу. То подразумева стављање позива на чекање или њихово брзо извршавање, постављање папира и директан контакт очима. Радни простор рецепционара треба да буде слободан од нереда да би се пројицирало професионалније понашање, као и да би се олакшало обављање једноставних задатака као што је проналажење информација и пружање некога оловком за попуњавање формулара. Коначно, када води некога у канцеларију, рецепционар треба увек да преузме вођство како би осигурао госту да му је дозвољено присуство и да му сачува срамоту да не зна где да иде.
