Организациони систем је једноставно, како се оснива компанија. Добра организациона структура поставља хијерархију и проток комуникације у компанији. Важно је да свако предузеће, без обзира на његову величину, имплементира организациони систем. Постоје многе користи од добро дефинисане организационе структуре, укључујући побољшану ефикасност, продуктивност и доношење одлука. Свака структура има своје предности и слабости. На крају крајева, ове предности и мане зависе од врсте посла који водите, ваше индустрије, величине ваше организације и других фактора. Важно је размотрити сваку врсту организационог система пре него што одлучите која је права за вашу компанију.
Шта су организациони системи?
Организациони систем је структура организације. Та структура дефинише како је постављена свака подела бизниса, хијерархија ко извештава коме и како комуникација тече кроз организацију. Још даље, организациона структура дефинише како свака улога у организацији функционише. Са добро дефинисаном организационом структуром, сви запослени знају шта се од њих очекује и коме извјештавају. Власници бизниса би требали дуго и тешко размишљати о томе који систем бирају, јер свака организација има јединствене потребе. Организациона структура која је права за једну компанију неће бити права за другу.
Примери организационих система у бизнису
Постоје четири главне врсте организационих структура: функционална, одељења, матрица и стан. Сваки систем има јединствене карактеристике.
Функционална организациона структура: Функционална организациона структура је традиционална хијерархија. Многе компаније, посебно веће корпорације, прате функционалну структуру. Овај систем има неколико специјализованих сектора као што су маркетинг, финансије, продаја, људски ресурси и операције. Тада виши менаџер надгледа све специјализоване дивизије. Ток извјештавања је јасан. Сваки запослени подноси извештаје својим старијим, укључујући шефове одељења, који се јављају вишем руководству. Више руководство надгледа целу структуру. Пошто се компанија и даље дели на специјализоване дивизије, запослени су често специјализовани. Ово ствара јасан пут за промоцију и раст. Међутим, подјеле могу имати потешкоћа у међусобној комуникацији. Пошто сва одељења извештавају о горе, мало је хоризонталне комуникације између њих, остављајући мало простора за холистичко, целокупно размишљање компаније, осим на највишем нивоу менаџмента. Ово чини функционални организациони систем успореним да се прилагоди промјенама.
Организациона структура дивизије: Организациона структура одјела дијели пословање на тимове на основу пројеката на којима запослени раде. Овај систем укључује многе различите типове тимова, укључујући правне, односе с јавношћу, истраживање и развој пословања. Даље, тимови су креирани око специфичних пројеката. На пример, фармацеутска компанија може имати одвојене тимове посвећене сваком леку који производе. Сваки пројектни тим има директора или потпредсједника и има одређени ниво аутономије унутар организације. Секторска структура омогућава запосленима да постану дубље упознати са радом свог тима. Међутим, подјеле често нису свјесне шта други тимови раде и не комуницирају једни с другима. Запослени можда неће бити у могућности да раде ефикасно у свим областима када је то потребно. Коначно, овај систем може бити изазован за управљање због његове распрострањене структуре.
Матрична организациона структура: Матрични систем је укрштање између функционалне структуре и одељења. Из перспективе птичије перспективе, посао је успостављен у функционалној структури, са традиционалном хијерархијом и специјализованим одељењима. Међутим, када погледате те подјеле изблиза, оне су постављене у организациону структуру подјеле. То значи да су подијељени на пројекте и мање тимове. Матрични тип организационе структуре је прилично сложен и захтијева много планирања, да не спомињемо јаке системе комуникације широм организације. Међутим, када матрица добро функционише, она елиминише многа питања која се појављују код одељења или само функционалних организација. Комуникација може путовати правим људима, што повећава продуктивност и холистичко размишљање. Надаље, запосленици су изложени другим одјелима и пројектима, потичући међусобну сурадњу. С друге стране, структура матрице може брзо постати збуњујућа за запослене када има превише менаџера, и није јасно коме се треба јавити.
Равна организациона структура: Равна организациона структура поравнава много хијерархије и омогућава запосленицима већу аутономију у свом раду. Често су равне организације подијељене на привремене тимове, иако обично немају формалне структуре. Још увек постоји нека динамика одозго према доле у равном систему. Често, бар неки виши руководилац управља бродом. Међутим, овај систем је заснован на нарушавању традиционалних хијерархијских структура предузећа. Многе стартупи и технолошке компаније теже равној организацији, јер подстиче иновације и допринос запослених. Размишљање је да кад запослени не буду угушени бирократијом, они ће слободно размишљати и генерисати нове, профитабилне идеје. Ово повећава комуникацију међу тимовима и елиминише неке комуникацијске проблеме који се могу догодити када поруке путују горе-доље структуру. Нажалост, раван систем је тешко одржавати како компанија расте, а потреба за структуриранијим комуникационим системима долази у игру. Даље, запослени у равној организацији могу постати преоптерећени обављањем превише различитих задатака и немају много простора за раст или унапређење.
Зашто су бизнисима потребни организациони системи
Организациони системи су важни за пословање сваке величине. Постојање чврсте, добро дефинисане структуре брише конфузију и поставља једноставне процесе за запослене. Сваки радник треба да зна тачно коме се јавља. Без неке врсте хијерархије или структуре, радно мјесто може постати хаотично. Запослени можда не разумеју ко је за шта одговоран, због чега важне ствари падају кроз пукотине. Чврста организациона структура поједностављује компанију и држи све на истој страници.
Организациони систем ставља сваку особу на своје право место, способан да допринесе њиховој улози у компанији. Постојање система побољшава укупну ефикасност, повећава продуктивност и пружа јасноћу свима у организацији. Свако одељење може боље радити када су улоге јасно дефинисане и циљеви се дијеле. Надаље, правилан организациони систем може побољшати доношење одлука, као што информације пролазе кроз организацију. Менаџери на вишем нивоу могу прикупљати информације из свих дивизија, дајући им бољи увид у целину пословања компаније.
Чврст организациони систем елиминише многе пословне проблеме, укључујући дуплирање посла и конфликте између позиција. Ако је посао добро осмишљен, сваки запосленик има посебну улогу, а улоге се не преклапају. Не постоји „рунароунд“ у коме нико није сигуран ко је одговоран за одређени задатак или пројекат. Због тога се повећава сарадња и запослени осећају понос у свом раду. Радници избегавају фрустрацију због тога што имају улоге и циљеве. Могу се фокусирати на оно што најбоље раде.
Избор одговарајућег организационог система може довести ваше пословање на виши ниво. На пример, ако је ваше пословање засновано на производу, структура матрице или одељења ће вероватно бити идеална. То су пројектне структуре које се фокусирају на специјализоване тимове. Мали стартупи, с друге стране, могу узети у обзир равну структуру која омогућава свим запосленима да допринесу својим вјештинама и стручности без хијерархије.
Примери пословања са организационим системима
Примери функционалног система: Функционални организациони системи су историјски коришћени од стране војске, универзитета и владиних ентитета. Током година, функционалне хијерархије су постале мање популарне и многе организације су се удаљиле од њих. Међутим, још увек их користе одређени бизниси. Један пример како се овај тип организационог система може користити је у традиционалним фабричким поставкама. Руководилац фабрике надгледа различите дивизије фабрике које су специјализоване. Свака дивизија има свог директора, од којих сви извештавају директно руководиоцу фабрике. Други пример би могао бити малопродаја. Руководилац продавнице надгледа операције од врха пирамиде. Испод су различита одељења. Можда постоји један за инвентар, један за службу за кориснике и један за маркетинг и промоције. Свако од њих има свог надзорника, и сви извештавају генералног директора.
Примери дивизионог система: Дивизијски системи су популарни код великих, мултинационалних корпорација. На пример, Јохнсон & Јохнсон има дивизиону структуру. Сваки од Јохнсон & Јохнсонових брендова послује као сопствена компанија, са сопственим руководством и унутрашњом структуром. Сви ови брендови извјештавају матичну компанију. Други пример организационе структуре одељења је Генерал Елецтриц. Директор се налази на врху, а осим тога, компанија је подељена у различите групе. Постоје неке оперативне групе, као што су оне за финансије, правне, односе с јавношћу и глобална истраживања. Неки тимови су посвећени специфичним пројектима, укључујући авијацију, енергију, здравствену заштиту и друго.
Примери матричног система: Матрични организациони систем је сложен и стога га углавном усвајају велике, добро успостављене компаније. Један познати пример матричног предузећа је Старбуцкс. Највећа светска компанија за кафу користи функционалну структуру како би поделила своје пословање на поделе, укључујући ХР, финансирање и маркетинг. Ови одјели се налазе у сједишту корпорације и извјештавају се на вишим нивоима управе. Одељење за људске ресурсе, на пример, креира смернице које утичу на све Старбуцкс локације на целој табли. Затим, Старбуцкс има одвојене поделе за сваки географски регион. У ове регионе спадају Америка, Кина и Азија-Пацифик, Европа, Блиски Исток, Русија и Африка. Амерички регион, који је најпопуларнији за компанију, даље се дијели на четири мање дивизије. Старбуцкс такође има поделе засноване на производима. На пример, постоји једна дивизија за робу као што су Старбуцкс шоље и друга за печене производе. На нижим нивоима организације, Старбуцкс има тимове запослених, посебно на нивоу продавница. Ова сложена матрична структура служи кафеу кафе, омогућавајући компанији да успешно управља са хиљадама продавница широм земље.
Примери равног система: Равни системи су популарни међу стартупима и технолошким компанијама. Један познати пример равног система је Заппос. У 2013. години, генерални директор масовног предузећа за обућу најавио је нову управљачку структуру звану холацраци, која ће подстаћи сарадњу елиминисањем хијерархије на радном месту. Компанија је забранила наслове менаџера. То више не би било радних мјеста и не би било шефова. Сваки запослени би био задужен за свој рад. Компанија се надала да ће покренути иновацију и стварање тако што ће уклонити бирокрацију укључену у хијерархију и доношење одлука. Међутим, Заппос се бори да операције буде потпуно равне.
Ово је борба многих великих компанија које спроводе равну структуру. Многи стартупи су говорили о потешкоћама у одржавању равне организационе структуре када доживљавају експоненцијални раст. Студије откривају да запослени сматрају да су хијерархијске структуре утјешне и практичне. Дакле, равна организациона структура је можда добра опција за бизнис који је у својим раним фазама, да подстакне иновације и раст. Међутим, већина већих компанија удаљава се од равног система, јер може постати компликован за управљање током времена.
