Сигурност евиденција платних спискова и особља које ради са њима је стална брига за администраторе платног списка и корпоративно управљање. Безбедност на платном списку укључује имплементацију и одржавање поверљивости и безбедности евиденције платног списка, одељења за платни списак и особља платног списка. Менаџер за обрачун зарада, рачуноводствени менаџер или менаџер за људске ресурсе може сносити одговорност за сигурност плата у вези са вишим руководством. Стварање високо сигурног и ефикасно организованог платног окружења требало би да буде циљ сваког одељења за обрачун зарада.
Организација
Организација одељења за плате, особља и процеса је од виталног значаја за сигурност плата. За сигурну администрацију плата неопходан је јасан ланац командовања, логична организациона шема одељења и јасно делегирање одговорности за платни списак. У одељењу мора бити организован менаџер, процесор платних спискова, специјалиста за специјалне ситуације плата као што су налози за наплату плата и ФМЛА и накнаде за раднике, службеници за евиденцију запослених и било које друго особље за платни списак за поверљиву, ефикасну, сигурну и законски усклађену платну обраду. Сви који имају платни списак морају имати јасно дефинисане одговорности да избегавају и елиминишу пропусте у безбедности и рупе у обради плата.
Контролни приступ
Сваки приступ платним папирним документима, физичким датотекама за складиштење, рачунарима и компјутерским извештајима и било којој другој врсти приступа мора бити строго контролисан и примењен да би се обезбедила поверљива информација о платном списку. Свака одговорност запосленог на платном списку мора бити прегледана од стране менаџера платног списка како би се одредио ниво приступа који је неопходан. Приступ документима физичког платног списка, као што су временски распореди, подизање ауторизације, бонуса и провизије и других докумената платног списка са осетљивим и поверљивим финансијским информацијама морају бити ограничени само на оне који обрађују трансакције. Ормари за архивирање и компјутери са информацијама о платама, подацима и архивама морају се налазити у заштићеним подручјима гдје само они са сигурносним провјером могу прегледати и радити с њима. На пример, службеници који раде на радним сатима који само улазе у радни час у систем рачунара за платни списак, не смеју имати приступ процесима коначне предаје или документацији о зарадама и бенефицијама.
Процедуре за документе
Процедуре платног списка морају бити темељно документиране и примијењене како би се осигурала сигурност процеса плаћа и особља. Одговорности сваког запосленог на платном списку морају бити јасно дефинисане у опису посла, у платним процедурама које обављају иу стандардном оперативном приручнику за одељење за обрачун зарада. Процедуре се морају поштовати, ревидирати када се било шта промијени и прегледати најмање једном годишње, ако не чешће како би се заштитио интегритет процеса и избјегле празнине у сигурности.
Физичко обезбеђење
Физичка сигурност података о платним списковима, датотека, података и система, као и плаће и особље је од виталног значаја. Безбедност на платном списку и поверљивост не смеју бити компромитовани да би се уштедело на обради платног списка на рецепцији или ако би један радник на платном списку обавио задатке без двоструке провере. Ормарићи за датотеке морају бити закључани са ограниченим приступом. Канцеларије, главни оквири и десктоп рачунари са подацима о платним списковима и софтвер за обраду не смеју се налазити у заједничким просторијама, већ у заштићеним локацијама које се могу лако закључати. Запослени на платном списку морају имати радно окружење заштићено од саобраћаја запослених и посетилаца и морају имати једноставне начине да успешно обезбеде информације са којима раде, тако да нису подложни љутим или емоционалним запосленима. Било какве грешке у платном списку, неслагања и жалбе треба да имају јасне процесе и да их адресирају руководиоци или надзорници, а не директно са особљем за обрачун зарада.
